Darbų planavimas

Čerčilio žodžiais tariant, jei norime, kad kas nors tikrai būtų atlikta, turime tai skirti užsiėmusiam žmogui.

Užsiėmę,atrodo, geriausiai kontroliuoja laiką. Jų dienos kimšte prikimštos darbų. Daug dirbantys žmonės visada sugeba įsprausti į savo darbotvarkę tai, ko yra prašomi, Taip atsitinka todėl, kad jie moka viską atlikti nedelsdami, laikosi terminų ar gerai supranta ką turi padaryti.

Vadovo, ypač jeigu jis užima svarbų postą, darbas prasideda aiškiu tikslų ir prioritetų nustatymu, kuriems reikia sukaupti visas jėgas.

Tikslo užsibrėžimas

Tvarkant laiką labai svarbu turėti tikslą ir jį pasiekti.
Suprantant, kas yra svarbu ir turi būti atlikta, galima eiti įvykių priekyje, o ne vilktis paskui juos. Turėti tikslą naudinga, nes tai padeda:

* Sutelkti dėmesį reikiama linkme.
* Susiplanuoti, ką nuveikti per tam tikrą laiką.
* Padėti suprasti kitiems, kas daroma, ir kaip kiti turi įsiterpti į bendrą planą.

Žinant tikslą, nešvaistomas laikas . Norint teisingai užsibrėžti tikslą, reikia:

* Išsiaiškinti ką norima pasiekti.
* Aptarti savo sumanymus dar su kuo nors.
* Užsirašyti, kas buvo nutarta.

Kam teikti pirmenybę?

Nutarus, kam bus teikiama pirmenybė, lengviau bus pasiekiamas tikslas. Pirmiausia tikslinga apžvelgti savo darbo visumą ir nuspręsti, kas yra visų svarbiausia. Čia būtų galima išskirti keturias darbų grupes:

Pagrindiniai darbai – tie, kurių neatlikus nebus pasiektas tikslas.

Darbai, kuriuos būtų galima atlikti baigus pagrindinius darbus.

Darbai, kuriuos norima atlikti turint pakankamai laiko. Jie paprastai taip ir lieka neatlikti.
Nelabai svarbūs darbai, kuriuos atlikti lengva ir smagu. Jie paprastai atliekami pirmiausia.

Vadovams reikėtų darbus suskirstyti į šias keturias grupes, pažvelgti į sąrašą ir pasižymėti, kiek laiko reikia tam, kas būtina, ką reikėtų ir ką norėtumėt atlikti. Tai padėtų išbraukti užduotis, kurios yra mėgiamos, tačiau nebūtinos.

Nustačius prioritetus, nereikėtų stengtis laikytis jų aklai, esant reikalui, galima pasukti iš kelio. Vadovaujantieji turėtų būti lankstūs: aplinkybės gali staiga pasikeisti, ir tai, kas buvo ketinta atlikti pirmiausia, gali visai netekti prasmės. Laikytis prioritetų šiuo atveju reikštų tik laiko švaistymą.

Tačiau išnykus būtinumui kam nors teikti pirmenybę (pavyzdžiui, atidėjus susirinkimą), laiką leisti tuščiai netikslinga, šiam darbui sukauptą energiją pravartu būtų panaudoti kitai sąrašo užduočiai atlikti.

Skubių ir svarbių darbų nustatymas

Planuojant darbo laiką, būtina išsiaiškinti, kas yra skubu, o kas svarbu.
Skubūs darbai reikalauja neatidėliotino jūsų dėmesio, bet jie gali būti ir nereikšmingi, pvz., automobilių išdėstymas. Svarbius dalykus būtina gerai apgalvoti ir tam reikia papildomai laiko, pvz., kito ketvirčio verslo planas.

Dažniausiai skubūs dalykai atrodo svarbūs, nes turi būti atlikti neatidėliotinai. Jie reikalauja greitos orientacijos, bet neturėtų atimti daug laiko. Dėl svarbių reikalų juos gali tekti atidėti.
Puiku kartais, atidėjus svarbius darbus, atlikti ką nors neatidėliotino ir įdomaus, aišku, žinant, kad tai atliekama sąmoningai. Jeigu norima tokiems dalykams skirti laiko, reikėtų sugalvoti, kaip kompensuoti prarastą laiką, tada būtų galima smagiai dirbti, nejaučiant kaltės bei sau nepriekaištaujant.

Be abejo, yra dalykų, kurie ir skubūs, ir svarbūs. Tuo atveju reikėtų vadovams būti ypač atidiems ir jau nebesirinkti to, kas maloniau.

Darbo pobūdžio nustatymas

Vadovaujantys asmenys turėtų pagalvoti apie savo veiklos pobūdį, apsvarstyti kiek laiko atima administracinė veikla, kiek laiko yra skiriama kasdieniniams darbams, būdingiems savam verslui ar profesijai.

Dirbti vadovu reiškia:

* Apgalvoti, kad nieko netrūktų sklandžiam ir našiam darbui.

* Pasirūpinti, kad reikiami žmonės ir reikiamos medžiagos būtų reikiamoje vietoje ir reikiamu laiku.

* Nurodyti darbuotojams ką atlikti, kokių standartų siekti, o jei reikia, patarti kaip tą atlikti.

* Įsitikinti, kad visi žino savo pareigas, ir darbas vyks sklandžiai.
Kitaip tariant, reiškia – planuoti, organizuoti, vadovauti ir kontroliuoti.

Literatūra

Abromavičius T. Neprarandant nė minutės
Vadovo pasaulis.- 1998.- Nr. 1. – P. 16.

Ar gerai organizuojate savo darbą?
Vadovo pasaulis.- 1998. – Nr. 3. – P. 74.

Čepelė J. Kaip taupyti laiką?
Lietuvos ūkis. – 1994. – Nr. 6. – P. 24.

Keenan K. Kaip taupyti laiką?. – V.:Poligrafija ir informatika, 1997. – 61 p.

Mičiulis F. Apie tai, kas brangiau už pinigus
Aljansas.- 1992. –Nr. 10. – P. 89.

Patarimai, kaip tvarkyti darbo laiką
Lietuvos rytas. – 1994. – Nr. 26.- P. 19.