Parodų organizavimas

Šiuolaikinių įmonių veikla neįsivaizduojama be reklamos. Aktyvios rinkos sąlygomis, augant prekių bei paslaugų įvairovei, reklama tampa viena svarbiausių klientų informavimo rūšių bei viena veiksmingiausių konkurencijos priemonių. Specializuotos parodos yra viena iš efektyviausių reklamos formų, kartu atliekanti ir firmos reklamos (gerina įvaizdį, kelia prestižą), ir konkrečios prekės ar paslaugos reklamos, ir įmonės produkcijos pardavimų skatinimo funkcijas.

Lietuvoje yra keletas firmų užsiimančių parodų organizavimu ir rengimu. Didžiausi parodų rengėjai įsikūrę Vilniuje ir Kaune. Didžiausias parodų rengimo centras Baltijos valstybėse yra Lietuvos parodų centras “LITEXPO”, kuris įsikūręs Vilniuje, netoli geografinio Europos centro, prie kelio iš Vakarų į Rytus. Pagrindinė “LITEXPO” veikla – parodų ir mugių organizavimas bei rengimas. Per metus “LITEXPO” sulaukia per 600 000 lankytojų ir 4000 parodų dalyvių iš daugelio pasaulio valstybių. Kasmet čia organizuojama per 40 įvairių renginių, beveik pusė iš jų – tradicinės tarptautinės parodos ir per 10 – Lietuvos įmonių ekspozicijų užsienyje. Daugelis “LITEXPO” rengiamų parodų gerai žinomos visoje Europoje ir įtraukiamos į svarbiausius parodų katalogus. Taigi dalyvavimas parodose tai daug žadanti perspektyva įmonės veiklai, parodos dalyvis turi progą net tik supažindinti su nauju produktu ar paslauga, bet ir užmegzti ryšius su komerciniais partneriais.

Vienas iš didžiausių parodų organizatorių Kauno bei Šiaulių regionuose yra UAB ”Ekspocentras”, sėkmingai veikianti nuo 1994 m. Ši bendrovė užsiima specializuotų parodų bei mugių organizavimu, kurios tapo reikšmingais renginiais Lietuvos verslo pasaulyje. Populiariausios tradicinės parodos kaip “Namų pasaulis”, ”InfoKaunas”, “Šiuolaikinė statyba ir remontas”, “Namas, butas”, “Kauno Autodienos”, “AgroKaunas”, “Grožio Magija” kiekvienais metais sulaukia vis didesnio dalyvių ir lankytojų skaičiaus, tai rodo “Ekspocentro” organizuojamų parodų efektyvumą.

Aktyvus rinkos pokyčių stebėjimas, vartotojų apklausos parodų metu,”Ekspocentro” užsakymu bendrovės “Nepriklausoma Tyrimų Agentūra” nuolat atliekami rinkos tyrimai leidžia efektyviausiai organizuoti parodų marketingą , bei vykdyti kviečiamų lankytojų atranką. Todėl didesnę dalį parodų lankytojų sudaro ne atsitiktiniai žiūrovai, bet atskirų sričių specialistai. Tai leidžia maksimaliai išnaudoti parodų kaip tikslingos reklamos priemonių galimybes.

Organizavimo procedūra

Parodos organizatorius paskelbia organizuojamos parodos vieta ir darbo laiką, nurodo savo koordinates, kaip susisiekti. Parodos dalyviui išsiunčiami du paraiškos egzemplioriai, iš kurių vienas užpildomas ir grąžinamas parodos organizatoriui. Tik pilnai užpildyta ir suantspauduota paraiška įgyja teisinę galią. Parodos organizatorius , gavęs paraišką, įsipareigoja atsiųsti leidimą dalyvauti, ekspozicinio ploto planą su numatoma stendo vieta , sąskaitą, kurioje įskaičiuota registracijos mokestis, parodinis plotas kvadratiniais metrais, parodos organizavimas, lankytojų pritraukimas įvairiomis reklamos priemonėmis, bendras apšvietimas, praėjimų valymas, bendra ekspozicijos apsauga ne darbo metu, pakvietimai į pobūvį parodos atidarymo proga. Papildomą įrangą , elektros galingumą ir baldus stendui taip pat galima užsisakyti. Apmokėjimo sąlygos: dalyvis įsipareigoja į nurodytą sąskaitą pervesti registracijos ir kitus mokesčius. Dalyvis įsipareigoja išsiųsti organizatoriui mokėjimo pavedimo kopiją per 10 dienų nuo sąskaitos išrašymo dienos. Teisę užimti stendą garantuojama tik įvykdžius apmokėjimo sąlygas. Atsisakymas dalyvauti parodoje turi būti pateiktas raštiškai ir galioja jį patvirtinus organizatoriui. Dalyvis turi teisę atsisakyti dalyvavimo parodoje, atgaudamas visus įmokėtus pinigus( išskyrus registracijos mokestį), jei tai padaro ne vėliau kaip mėnesis iki parodos atidarymo. Jei atsisakoma dalyvauti vėliau, parodos dalyvis įsipareigoja apmokėti pusę sąskaitoje už dalyvavimą nurodytos sumos. Jei sutartis nutraukiama dėl dalyvio kaltės , organizatorius negrąžina jokių įmokų.

Rengėjas įsipareigoja išleisti parodos oficialų katalogą. Pagrindiniai duomenys apie dalyvį į katalogą įtraukiami nemokamai. Papildoma informacija ir reklaminiai skelbimai spausdinami kataloge pagal atskirus įkainius. Akreditacinės kortelės, suteikiančios teisę įeiti į parodą ir dalyvauti visuose parodos metu vykstančiuose renginiuose, išduodamos dalyvaujančiai firmai atvykus į parodą. Akreditacinių kortelių skaičius ribojamas, atsižvelgiant į užsakytą parodinį plotą.

Parodos organizatorius vykdo bendrą parodos apsaugą, išskyrus nuomininko stendą, už kurį nepriima jokios atsakomybės. Jei dalyvis pageidauja užsisakyti individualią stendo apsaugą, jis turi kreiptis į parodos organizatorius. Parodos dalyvis privalo pats rūpintis atvežtų eksponatų ir jam priklausančių daiktų bei turto draudimu.

Dalyviui pageidaujant, visus eksponatų įpakavimo, krovimo bei transportavimo darbus už atskirą mokestį atliks organizatorius.

Parodos rengėjas įsipareigoja pranešti dalyviui visą papildomą informaciją, susijusią su parodos rengimu, taip pat jeigu ne dėl rengėjo kaltės paroda įvyks kitoje vietoje ar kitu laiku. Parodos dalyviai gali užsisakyti laiką seminarui ar firmos prezentacijai parodos metu. Seminarų salė įrengiama ekspozicijų salėje. Seminaro data , pavadinimas bei pranešėjas įtraukiami į parodos kataloge spausdinamą programą nemokamai.

Dalyvis įsipareigoja grąžinti nesugadintas tipinių stendų konstrukcijas, elementus ir baldus. Priešingu atveju privalo kompensuoti visą įrangos vertę. Dalyvis negali savavališkai naudoti ekspoziciniame plote esančių sienų, stulpų ir erdvės reklamos tikslams, jeigu neužsisakė ploto reklamai dalyvio paraiškoje. Parodos metu stendas negali būti paliktas be priežiūros , jame neturi būti laikomi pašaliniai daiktai. Parodos darbo valandomis stendas negali būti paliktas be personalo. Organizatorius parodos darbo laiku neatsako už eksponatų apsaugą. Dalyvis parodos vietoje privalo laikytis priešgaisrinės apsaugos tarnybos reikalavimų, pramoninės ir darbo saugos taisyklių. Rūkyti ekspoziciniame plote draudžiama, išskyrus kuluarus ir derybų kabinas stenduose. Dalyvis gali būti pašalintas už šių sąlygų pažeidimą.

Parengė: T. Majus