Bendravimas ir ryšiai
* Bendravimo svarba ir kasdieninis poreikis vadyboje. Bendravimas tarp organizacijos ir aplinkos, tarp valdymo lygių ir padalinių, tarp vadovo ir pavaldinio, tarp vadovo ir darbo grupės. Formalus ir neformalus bendravimo pobūdis.
* Bendravimo procesas ir priemonės. Formalūs ir neformalūs ( gandai ) informacijos šaltiniai bei kanalai. Bendravimas kaip informacijos mainų procesas tarp dviejų arba daugiau žmonių, jo elementai, etapai ir modeliai. Grįžtamasis ryšys ir trukdymai.
* Asmeninis bendravimas ir asmeniniai ryšiai. Pokalbio technika ir taktika. Semantika. Bendravimo menas.
* Organizacijų bendravimas ir šiuolaikinė valdymo informacijos sistema bei technologija.
Vadovo darbas yra bendrauti su žmonėmis ir tuo remiantis rengti sprendimus. Pagrindinis tikslas bendraujant – gauti ir perduoti informaciją. Organizacijos bendravimas yra 2 rūšių:
1. Bendravimas su aplinka.
2. Bendravimas organizacijoje.
Bendravimas su aplinka vyksta įvairiais būdais:
1. reklamuojant;
2. formuojant reputaciją, prestižą miesto, respublikos arba tarptautiniu mastu;
3. pateikiant ataskaitas visuomenei, valdžiai per spaudą, radiją, TV;
4. bendraujant su profsąjungomis ir t.t.
Toks pat įvairus gali būti bendravimas organizacijos viduje: tarp atskirų valdymo lygių, tarp vieno lygio padalinių, tarp vadovo, pavaldinių ir darbo grupių, neformalus bendravimas per pertraukas, po darbo, išeiginėmis dienomis ir t.t. Ryškiausi būna vadovo kontaktai su savo pavaldiniais. Bendraudami su pavaldiniais vadovai praneša apie daromus pakeitimus, pasiūlymus, tuo pačiu sužino apie pavaldinių problemas, jų keliamas idėjas ir t.t. Vadovas gali sudaryti darbo grupes iškilusioms problemoms spręsti. Tokiu atveju jis sutinka su visa grupe, aktyvina jos darbą ir pan. Neformaliame bendravime labai svarbu vaidmenį vaidina gandai. Neformalaus bendravimo kontaktai žymiai operatyvesni už oficialiuosius. Gandais perduodamos konfidencialios informacijos turint tikslus. Nors gandų tikrumu abejojama, amerikiečių tyrimai parodė, kad apie 80% gandų perduoda tikslią informaciją apie padėtį organizacijoje, todėl vadovai stengiasi gandus panaudoti naudingai. Siekiant patikrinti rengiamų priemonių efektyvumą, sužinoti ką ketina daryti žmonės ir pan. Naudotis gandais irgi reikalinga kvalifikacija, kompetencija, nes kartais gandai gali būti paleisti visiškai klaidingai arba šmeižikiškai.
* Bendravimo procesas yra pasikeitimas informacijos tarp dviejų arba daugiau žmonių. Pagrindinis jo tikslas, t.y. pagrindinis bendravimo tikslas – pasiekti, kad informacija būtų teisingai suprasta. Pasikeitimas informacija dar neparodo, kad žmonės naudingai bendrauja. Siekiant šitokio bendravimo reikia žinoti to proceso sudedamąsias dalis, komponentus ir stadijas. Išskiriami 4 bendravimo proceso komponentai:
1. siuntėjas arba asmuo, kuris generuoja idėjas arba renka ir perduoda informaciją;
2. pranešimas, t.y. simboliais užkoduota informacija;
3. informacijos kanalas, t.y. priemonė informacijai perduoti;
4. gavėjas arba asmuo, kuriam informacija skirta ir kuris ją interpretuoja.
5. Siuntėjas ir gavėjas keisdamiesi informaciją pereina kelias stadijas:
6. minties suformulavimas;
7. kodavimas ir informacijos kanalo pasirinkimas;
8. perdavimas;
9. dekodavimas.
Nors visas bendravimo procesas dažnai trunka tik sekundes, jo metu gali kilti ne viena problema. Pirmoji problema gali iškilti dėl minties suformulavimo. Antroji – kodavimas ir kanalo parinkimas, kuomet mintis paverčiama pranešimu. Reikia pažymėti, kad čia būtinas grįžtamasis ryšys, būtina įsitikinti, kad siuntėjas ir gavėjas vienas kitą suprato. Grįžtamasis ryšys padeda abiem pusėms pašalinti trukdymus, išvengti informacijos iškraipymo.
* Bendraudami su pavaldiniais vadovai sugaišta daug laiko. Siekiant išvengti nesusipratimų, sutaupyti laiką ir likviduoti barjerus. Bendraujant svarbų vaidmenį vaidina suvokimas, semantika, neverbalinė informacija, blogas grįžtamasis ryšys, nemokėjimas išklausyti ir kt. Suvokimas priklauso nuo tikslo, emocijų , aplinkos ir kitokių veiksnių. Žmogaus požiūris į informaciją gali ją iškraipyti, pakeisti, siekiant savo užsibrėžtų tikslų. Teisingai suprasti informaciją kliudo ir žmonių tarpusavio santykiai, skirtingas išsilavinimas ir kitokie veiksniai. Perduodamos informacijos patikimumas didėja, kai vyrauja tarpusavio supratimas ir pasitikėjimas. Tikslią informaciją gauna tas vadovas, kuris moka išklausyti ir blogas žinias, ir geras žinias, ir neieško kaltininkų, sudaro tokią atmosferą, kada žmogus nebijo pasakyti savo klaidas, jas pripažinti. Semantika tiria žodžių naudojimą ir jais perduodamą prasmę, t.y. tuos pačius žodžius keli žmonės gali suprasti skirtingai. Daug žodžių būna daugiaprasmių. Dėl to pranešimas turi būti aiškus, tikslus, naudoti vienprasmius žodžius. Neverbaliniam bendravimui naudojami visi simboliai, išskyrus žodžius, pvz.: žvilgsnis (geras, blogas, piktas), šypsena (švelni, gera), gestai. Kalbos ypatybės yra tonas, balso moduliavimas, kalbos sklandumas ir t.t. Dažniausiai verbalinės ir neverbalinės asmeninių kontaktų priemonės naudojamos kartu. Naudingas bendravimas yra tada, kai žmogus pasiunčia ir lygiai tokį pat gauna pranešimą. Visuomet reikia mokėti klausyti, tai reiškia ne tik girdėti žodžius, bet ir jausti pašnekovo nuotaikas, jo jausmus, susirūpinimą, nepasitenkinimą, pyktį, azartą ir t.t., – žodžiu, klausytis tarp žodžių. Paminėti tokie patarimai pokalbiams organizuoti:
1. patylėkite, padėkite pašnekovui atsipalaiduoti;
2. parodykite pašnekovui, kad jūs jau suklusote ir esate pasiryžęs įdėmiai jį išklausyti;
3. venkite erzinančių veiksmų;
4. visuomet stenkitės pašnekovą suprasti (jo žodžius ir tarp žodžių);
5. būkite kantrus(-i);
6. valdykitės, tvardykite savo charakterį, jausmus;
7. nesileiskite niekuomet į ginčus ar kritiką;
8. klausinėkite aiškiai, suprantamai, kiek galima mažiau;
9. patylėkite.
Yra ir kitų būdų asmeniniams kontaktams gerinti:
1) kontroliuoti savo mintis ir gerai apsvarstyti jas, ypač tas, kuriomis rūpi pasidalinti;
2) iš anksto įžvelgti galimas semantines problemas, nesakyti žodžių arba frazių, kurias galima įvairiai suprasti;
3) būtina kontroliuoti savo elgesį, pirmiausia – neverbalines bendravimo priemones (gestus, pozą, mimiką ir t.t.);
4) visuomet rodyti dėmesį pašnekovui, stengtis suprasti jo poziciją, demonstruoti savo atvirumą, geranoriškumą, dėmesingumą.
* Informacija keičiamasi kiekvienoje organizacijoje ir šiame procese pasitaiko problemų, barjerų ir trukdymų. Viena reikšmingiausių kliūčių yra iškreipta informacija perdavinėjant. Galima tai daryti sąmoningai. Kartais tai pasitaiko nesąmoningai, dėl nesklandumų bendraujant ir pan. Dažnai vadovai siekia pranešimą pakeisti savo naudai, padarant nežymius, sunkiai atrandamus pakeitimus. Kitas informacijos iškraipymo būdas – jos filtravimas, vieną dalyką atmetant, o kitą akcentuojant. Kai informacijos yra labai daug, vadovai verčiami imtis priemonių greitai reaguoti ir tuo pačiu slopinamas vadovo mąstymas ir jo veikimas. Žmogus negali efektyviai reaguoti į begalę informacijos ir turi ją atsirinkti, pasilikti tik svarbiausią, ir šis atsirinkimas gali iškraipyti svarbiausios informacijos prasmę, be to skirtingi žmonės gali skirtingai suprasti ir tą pačią informaciją. Informacijos iškraipymo tikimybė dar padidėja, kai ją atsirenka ne pats vadovas, o tai daro kiti darbuotojai. Labai svarbus klausimas yra nuolatos tobulinti bendravimą ir informacijos perdavimą kelių organizacijų lygyje. Pirmiausia reguliuojami informacijos srautai, vadovas atstovauja savo padaliniui ir žino jo, t.y. to padalinio, poreikius į informaciją. Jis pats ir tik jis pats turi mokėti nustatyti sau ir kitiems reikalingos informacijos kiekį bei kokybę, o informacijos kiekis priklauso nuo tikslo, daromų sprendimų arba kokių nors reikalingų duomenų. Bendravimą tarp organizacijų gerina operatyvus grįžtamasis ryšys. Paprasčiausiai darbuotojai gali būti siunčiami iš vieno organizacijos padalinio į kitą, susipažinti su darbu, problemomis ir pan. Informacijos perdavimą tarp organizacijų gerina vartotojų pasiūlymai. Bendravimui tarp organizacijų dažnai biuleteniai, straipsniai, daromi videoįrašai ir tokiu būdu reikiama informacija perduodama visiems jos vartotojams. Keistis informacija padeda šiuolaikinė technika: personaliniai kompiuteriai, ryšio priemonės, telefonai, TV, telefaksas.
2000 m. gegužės 5 d. įkurtas elektroninis (ISSN) leidinys – mokslui, švietimui, pramogoms ir gyvenimiškoms aktualijoms skirtas portalas www.straipsniai.lt, kovojantis su kasdienine rutina. Šiandien portale paskelbta virš 15000 straipsnių ir naujienų.