Vyksmo organizavimas ir įgaliojimai

* Viską apimantis organizavimo funkcijos pobūdis. Vyksmo organizavimas, įgaliojimų apibūdinimas, koncepcijos ir organizacijos formavimas. Įgaliojimų delegavimo atsakomybė ir ribos. Įgaliojimai ir valdžia.

* Linijiniai įgaliojimai, komandų grandinė ir administracijos aparato tipai: konsultaciniai, aptarnavimo, asmeniniai.

* Aparatiniai arba štabų įgaliojimai: rekomendaciniai, paraleliniai, funkciniai. Linijiniai įgaliojimai aparato, štabo viduje. Linijinės vadovybės ir štabų aparato tarpusavio santykiai.

* Efektyvus įgaliojimų paskirstymo organizavimas. Vienvaldystė, pavaldumo (valdomumo) normos ir delegavimo kliūčių įveikimas.
Organizavimas bendrąja prasme yra ko nors surengimas, sutvarkymo į griežtą sistemą,vieną visumą arba kieno nors struktūrą, sandara, vientisų sistemų (techninių, technologinių, socialinių) kūrimas, įgyvendinimas ir tobulinimas. Tokiu būdu, organizavimas yra viską apimanti valdymo funkcija, kuriai skiriamas ypatingas dėmesys, kuriamos teorijos, jų realizavimo praktikoje būdai ir pan. Svarbiausi organizavimo elementai yra žmogus, jo darbas. Organizavimo funkcija yra kiekvienam darbuotojui nurodyti jo darbą bei suteikti įgaliojimui, tam darbui kokybiškai atlikti, t. y. suteikti tam tikras teises ištekliams panaudoti ir atsakomybę už tų išteklių panaudojimą. Nuolat tobulinamos, organizavimo teorijos keitėsi. Šiuolaikinis organizavimas remiasi sisteminiu požiūriu, taip pat nuolatiniu bei visuotiniu procesų racionalizavimu. Organizavimas akivaizdžiai ir tiesiogiai susietas su daugeliu vyksmo uždavinių sprendimu, pvz.: įmonės organizavimas yra atitinkamos struktūros sudarymas, jos įgyvendinimas, išbandymas ir tobulinimas. Gera, tobula organizacijos strategija leidžia žmonėms bendrai ir rezultatyviai dirbti. Organizavimas turi du pagrindinius aspektus: 1) įgaliojimų delegavimas ir suderinimas; 2) organizacijos padalinių kūrimas pagal užsibrėžtus tikslus, pasirinktą misiją ir suplanuotą strategiją.

* Kiekviena darbo vieta yra atitinkamų funkcijų ir joms atlikti reikalingų priemonių sistema. Visos darbuotojų užduotys yra paremtos įgaliojimais ir atsakomybe. Kiekviena darbo vieta arba atliekamos pareigos turi būti subalansuotos. Negalima pareigoms ar darbo vietai skirti funkcijų ir joms atlikti nesuteikti įgaliojimų. Teisių ir pareigų dydis taip pat turi būti subalansuoti. Be to, skirtingoms pareigoms būna skirtingi ir skirtingo dydžio įgaliojimai. Santykiai tarp skirtingų įgaliojimų lygių ir pan. yra nustatomi delegavimu. Delegavimu vadinamas įpareigojimų ir teisių perdavimas darbuotojui, kuris tampa atsakingas už jų įvykdymą. Delegavimas praktiškai naudojamas paskirstant darbuotojams užduotis pagal darbo vietas ir užimamas pareigas.
Atsakomybė yra žmogaus įsipareigojimas atlikti paskirtas užduotis, atsakyti už kokybišką jų atlikimo rezultatą. Deleguoti galima tik įpareigojimus, bet ne atsakomybę. Vadovas negali pavaldiniui perduoti net ir dalies savo atsakomybės. Vadovas lieka atsakingas už pavaldinio veiklą net ir tuo atveju, kai tiesiogiai darbuotojas jam nėra pavaldus. Įgaliojimai yra skiriami pareigoms, o ne asmeniui – žmogui, kuris jas užima. Kadangi įgaliojimų negalima deleguoti kol pareigos neužimtos, paprastai sakoma, kad jie deleguojami darbuotojui. Iš tikrųjų, darbuotojas netenka įgaliojimų, kai netenka pareigų. Labai svarbus elementas yra įgaliojimų ribos, kurias apibrėžia organizacijos politika, instrukcijos ir pareigybių nuostatai. Įgaliojimų negalima painioti su valdžia. Valdžia – reali įtaka veikti, daryti įtaką žmonėms, situacijai. Valdžią galima turėti ir be įgaliojimų. Įgaliojimai rodo teisę, ką nors daryti, užimant atitinkamas pareigas. Valdžia rodo, ką jis gali iš tikro daryti.

* Skirstant ir deleguojant įgaliojimus, dažnai taikomi apribojimai, daromos išimtys. Visa tai gali pakeisti įgaliojimų pobūdį. Todėl yra nagrinėjami santykiai tarp įgaliojimų lygių, pakopų. Įgaliojimai gali būti dviejų tipų: vadovų (linijiniai) ir padalinių (funkciniai) įgaliojimai. Kuriant organizacijų struktūrą, pasirinkimui egzistuoja keli variantai. Galima kurti linijines, funkcines, mišrias, matricines ir kitokias organizacines valdymo struktūras. Nuo pasirinktos struktūros priklauso vadovų ir atskirų padalinių įgaliojimai. Paprastai funkcinės strategijos padaliniai (štabai) yra aptarnavimo padaliniai ir daro viską, kad atskirų lygių linijiniai vadovai ( generaliniai direktoriai, direktoriai, cechų viršininkai) galėtų veiksmingai dirbti. Linijinius įgaliojimus vadovas gauna iš savo tiesioginio viršininko (generalinis direktorius teikia įgaliojimus direktoriams). Šie įgaliojimai suteikia teisėtą valdžią, reikalauti iš pavaldinių, kad būtų siekiama įgyvendinti organizacijos užsibrėžtus tikslus. Linijinius įgaliojimus vadovas gauna iš savo tiesioginio viršininko ir, neviršydamas jų, gali savarankiškai, su kitais nederindamas, spręsti ir veikti. Tokių įgaliojimų delegavimas sukuria valdymo lygių hierarchiją. Įmonių administracijos padaliniai gali būti trijų tipų:

1) konsultavimo;
2) aptarnavimo;
3) asmeniniai.

Kai vadovas susiduria su problema, kuriai išspręsti reikia specialios kvalifikacijos, jis gali konsultacijoms ir laikinam darbui pasikviesti specialistus. Tokiu atveju šie specialistai gerai apmokami, ir stengiamasi juos laikyti kuo trumpiau. Pavyzdžiui, labai kvalifikuotiems konsultantams Prancūzijoje mokama 10 000 frankų už valandą. Įmonių administracijos dažnai suformuojamos nuolatinių konsultantų, patarėjų grupės. Tokie darbuotojai specialių įgaliojimų neturi ir viską daro vadovo nurodymu. Asmeninės administracijos nariai turi didelę valdžią. Tokių administracijų įgaliojimai gali būti kelių rūšių:

1) rekomendaciniai;
2) suderinamieji;
3) lygiagretūs;
4) funkciniai;
5) linijiniai.

Linijinis vadovas, atlikdamas savo funkcijas, gali prašyti ir gali neprašyti rekomendacijų ar konsultacijų. Jas savo nuožiūra gali panaudoti arba ne. Suderinamieji įgaliojimai verčia vadovą derinti savo sprendimus su aparatiniais darbuotojais. Turėdamas lygiagrečius įgaliojimus, administracijos aparatas gali vadovo sprendimui ir nepritarti, juos atmesti. Funkciniai įgaliojimai aparatui, štabui duoda teisę ne tik siūlyti sprendimus, bet ir savo kompetencijos rėmuose uždrausti kai kuriuos veiksmus. Linijiniai įgaliojimai aparato viduje reikalingi tada, kai padalinyje būna kelios valdymo pakopos. Kad organizacija sėkmingai įgyvendintų savo tikslus, vadovybė negali skirstyti įgaliojimų mechaniškai. Tuo tikslu reikalingas specialus pasiruošimas, susipažinimas su pagrindinėmis nuostatomis:

1) kas priskiriama linijinei veiklai?
2) linijinių įgaliojimų vaidmuo, koordinuojant padalinio darbą;
3) atsiradusios kliūtys, trukdančios veiksmingai deleguoti įgaliojimus.

Linijinė vadovo veikla tiesiogiai susieta su prekių kūrimu, jų finansavimu, realizavimu ir pan. Sukurtas aparatas arba štabas kaip tik ir padeda atlikti tokias funkcijas, kurių veiklos sritis yra priskirti aparatui priklausomybę nuo pasirinktų tikslų ir strategijos, tačiau visais atvejais linijinių įgaliojimų delegavimas turi lemiamą vaidmenį, todėl deleguojant linijinius įgaliojimus, reikia laikytis vienvaldiškumo principo. Įgaliojimus darbuotojai turi gauti tik iš savo vadovo ir turi atsiskaityti tik jam vienam. O vadovas turi dalintis savo teisėmis dėl paprasčiausios priežasties: vadovauti jis gali tik ribotam pavaldinių skaičiui (5*6). Praktikoje egzistuoja tokia blogybė: vadovai nenori perduoti bent dalies savo teisių kitiems. Tai jie aiškina tokiomis priežastimis: 1) kiti nesugebės vadovauti; 2) nepasitikėjimas pavaldiniais; 3) Baimė, kad pavaldinys padarys klaidų, už kurias reikės atsakyti vadovui; 4) Rizikos baimė; 5) paklydimo baimė; 6) netobula kontrolės sistema, kuri galėtų laiku įspėti apie gręsianti pavojų. Savo ruožtu, pavaldiniai irgi vengia atsakomybės ir dažniausiai vadovo teisių delegavimą blokuoja dėl tokių priežasčių: 1) lengviau daryti tai, ką pasako, o ne pačiam spręsti; 2) kritikos baimė dėl galimų klaidų; 3) nepakanka kompetencijos siūlomoms problemoms išspręsti; 4) nepakanka informacijos, naudotis tomis teisėmis; 5) pavaldiniai nespėja atlikti iš anksčiau gautų darbų; 6) pavaldiniai nepasitiki savimi; 7) neskatinama už papildomai prisiimtą atsakomybę.

* Efektyvus įgaliojimų paskirstymo organizavimas labai priklauso nuo organizacijoje esančio psichologinio klimato, pasitikėjimo atmosferos, sutarimo. Kai organizacijos nariai nesutaria tarpusavyje, būtina imtis kardinalesnių priemonių (keisti vadovus), ir joks efektyvus įgaliojimų paskirstymas neįmanomas. Įgaliojimų paskirstymo efektyvumui padidinti padeda vienvaldystė, naujų vadovų rinkimai, neoficialių grupių veikla. Neoficialios grupės vaidina didžiausią vaidmenį formuojant arba keičiant nusistovėjusį psichologinį klimatą, papročius ir t. t.

Kad įgaliojimų delegavimas dažnai būna nerezultatyvus rodo tai, kad vadovai nesugeba susidoroti su kliūtimis (oficialiomis ir neoficialiomis), o tokios kliūtys dažnai atsiranda dėl to, kad vadovai nenori perduoti dalies savo teisių ir pareigų. Dėl to neatliekami būtini darbai, ir kliūtims įveikti lieka vienintelis kelias – priversti vadovą pasidalinti savo teisėmis ir pareigomis arba jį pakeisti.