Valdymo metodai ir grupių dinamika

* Valdymo metodų samprata. Tradiciniai valdymo metodai: organizaciniai-administraciniai, socialiniai-psichologiniai ir ekonominiai.

* Grupės ir jų reikšmė. Formalios ir neformalios grupės. Neformalių organizacijų apibūdinimas ir vystymasis. Kodėl atsiranda neformalios organizacijos? Kodėl žmonės stoja į grupes ir neformalias organizacijas? Priklausomybė, gynyba, bendravimas, simpatijos.

* Neformalių organizacijų charakteristikos: socialinė kontrolė, pasipriešinimas pokyčiams, neformalūs lyderiai.

* Neformalių organizacijų valdymas: sunkumai, nauda ir efektyvumo didinimo būdai.

Valdymo metodais vadinami būdai, valdymo funkcijoms atlikti. Tie būdai skirstomi į organizacinius – administracinius, socialinius – psichologinius ir ekonominius. Praktinėje veikloje visi trys tradiciniai valdymo metodai tarpusavyje persipina. Juos galima pastebėti kiekvienoje organizacijoje, kiekvienoje formalioje ar neformalioje grupėje. Grupe vadinamas dviejų ar daugiau žmonių, kurie tarpusavyje bendrauja, daro vienas kitam įtaką, siekdami įgyvendinti bendrus organizacijos ir grupės užsibrėžtus tikslus, kolektyvas. Organizacijų vadovai savo nuožiūra sudaro grupes, padalinius, dalija pareigas ir skirsto įgaliojimus. Vadovybės valia sudarytos grupės vadinamos formaliomis grupėmis arba formaliomis organizacijomis. Pagrindinė jų funkcija yra atlikti gautas užduotis ir siekti nurodytų tikslų.

Formalios grupės gali būti trijų tipų:

1) Vadovo sudarytos grupės, susidedančios iš jo paties tiesioginių pavaldinių, pavyzdžiui, generalinis direktorius ir jo pavaduotoja. Pavaduotojai gali turėti savo sudarytas grupes.

2) Darbo grupės, kurias sudaro darbuotojai, sprendžiantys bendrą uždavinį ir turintys tą pačią užduotį. Darbo grupės savarankiškesnės už vadovo grupes.

3) Tikslinės paskirties grupės – tai įvairios komisijos, komitetai, tarybos ir pan. Jos kuriamos ir gauna laikinus įgaliojimus kokiai nors vienai ar kelioms problemoms išspręsti.

Visos formalios grupės sudaromos organizacijos interesams ginti ir tikslams įgyvendinti. Greta formalių, kiekvienoje organizacijoje veikia ir neformalios grupės, susidariusios ne vadovybės valia.

* Susidariusi neformali grupė ar organizacija tuojau pat tampa socialine aplinka, kurioje žmonės bendrauja ne tik vadovų nurodymu. Bendraujant tokiose grupėse, atsiranda prielaidos, kurti grupės tikslus, remiantis vyraujančiomis emocijomis. Socialiniai santykiai pagimdo daug neformalių grupių, kurios visumoje sudaro neformalią organizaciją. Neformalios organizacijos atsiranda spontaniškai, siekdamos tam tikrų bendrų tikslų. Šie bendrieji tikslai ir yra pagrindiniai neformalių grupių susidarymo priežastis. Didelėse organizacijose veikia daug neformalių grupių bei neformalių organizacijų. Jos taip pat kaip ir formalios turi savo lyderius, hierarchiją, nerašytus įstatymus ir taisykles bei užsibrėžtus uždavinius. Neformalių organizacijų tvarka palaikoma remiantis skatinimo ir baudų sistema. Paprastai žmonės stoja į grupes ar organizacijas dėl šių priežasčių:

1) gauti daugiau pajamų;
2) susikurti didesnį prestižą;
3) įgyvendinti savo tikslus.

Formaliose grupėse darbo užmokestis dominuoja pirmiausiai. Neformaliose grupėse pirmiausia siekiama psichologinės naudos (t. y. noras pritapti, paremti vienas kitą, apsiginti, padėti kitiems, bendrauti ir t. t.). Atliktų tyrimų duomenimis, svarbiausia priežastis, stojant į neformalias grupes, yra noras pritapti prie žmonių ir turėti paramą. Idealiu atveju, pavaldiniai turėtų nesivaržydami kreiptis į savo tiesioginį viršininką, patarimo savo problemai spręsti, bet praktiškai, daugelis galvoja, kad viršininkas jų nesupras, pradės klausinėti, mokyti ir t. t. Todėl žmonės labiau linkę prašyti pagalbos savo bendradarbių. Tokia situacija naudinga abiem. Vienas gauna patarimą, kitas kelia savo prestižą. Kita priežastis, dėl kurios stojama į neformalias organizacijas yra svaigina. Ir darbininkų profsąjungos gimė kaip neformali socialinė grupė, vėliau organizacija. Ir dabar pagrindinis profsąjungų uždavinys – ginti vienas kitą. Siekdami geresnio valdymo, vadovai savo valia taip pat kuria neformalias grupes ar organizacijas, kurių tikslas menkinti, silpninti jau veikiančių neformalių grupių veiklą. Kai organizacijoje silpna formalių kontaktų sistema, arba vadovai sąmoningai slepia nuo pavaldinių informaciją, neformalios grupės gauna informaciją iš gandų neformaliais kanalais. Tokiu būdu gandai tampa didele jėga. Jie padeda susiburti žmonėms ir daryti įtaką, įgyvendinant tiek bendruosius organizacijos, tiek asmeninius tikslus. Pagrindiniai neformalių organizacijų bruožai yra šie:

1) socialinė kontrolė;
2) pasipriešinimas pokyčiams;
3) neformalių vadovų ugdymas.

Neformalios organizacijos atlieka socialinę savo narių kontrolę, nustato grupės elgesio normas, kurių privalo laikytis visi organizacijos nariai. Šioms normoms palaikyti, grupė naudoja griežtas sankcijas. Jeigu organizacijoje numatyti pokyčiai, pertvarkymai, naujovės ir pan., bei neformalių grupių tai nepatenkina, tuomet jos priešinasi. Šis priešinimasis labai trukdo vadovams dirbti, todėl jie priversti atsižvelgti į neformalių grupių interesus, įtraukti jas į formalų vadybinį darbą. Tokiu būdu neformalūs vadovai įgyja autoritetą. Tiek formalūs, tiek neformalūs vadovai naudoja tuos pačius būdus valdymo funkcijoms atlikti. Jie skiriasi tik tuo, kad formalus vadovas remiasi oficialiais įgaliojimais tam tikrų funkcijų ribose, o neformalaus vadovo atrama yra grupės pripažinimas. Todėl neformalios grupės yra daug veiksmingesnės. Neformalus vadovas atlieka dvi svarbias funkcijas:

1) padeda grupei siekti jos tikslų;
2) stiprina jos būvį, egzistavimą.

Viena reikšmingiausių ir labiausiai paplitusių priežasčių, kuri trukdo neformaliai organizacijai sėkmingai valdyti, yra jų menkinimas. Kiti vadovai mano, jog neformali organizacija atsiranda dėl to, kad valdymas netikęs, o iš tikrųjų jų atsiradimas yra natūralus ir nepriklauso nuo valdymo lygio. Neformalios grupės turi ir teigiamų, ir neigiamų bruožų. Neigiami bruožai ryškiai pasireiškia, kai vadovybės reakcija, neformalios grupės atžvilgiu, būna neteisinga. Vadovai dažniausiai nepastebi potencialios neformalių organizacijų naudos, bijo jų ir nesupranta, kad žmonės niekada nenori nutraukti susidariusių socialinių ryšių. Kai vadovai neranda būdų bendradarbiauti su neformaliomis organizacijomis ir bando jas nuslopinti, potenciali neformalių grupių nauda prarandama. Bet kuriuo atveju, jei egzistuoja neformali organizacija, ją reikia toleruoti, ir jei vadovas ją sugriauna, jos vietoje atsiranda kelios naujos, dar aktyvesnės ir agresyvesnės, ir vadovai su jomis turi dar daugiau problemų.
Anksčiau buvo manoma, kad, norint susitvarkyti su neformaliomis grupėmis, jas reikia sunaikinti. Dabar galvojama, neformalios organizacijos turi padėti formalioms. Todėl:

1) neformalią grupę reikia pripažinti, bendradarbiauti su ja ir jai negrasinti;
2) reikia gerai pažinti neformalios grupės lyderius, dirbti su jais, skatinti siekti organizacijos tikslų;
3) pradėdami ką nors daryti, vadovai turėtų pagalvoti apie galimą neigiamą poveikį neformalioms grupėms;
4) reikia kviesti neformalias grupes rengti nutarimus, priimti sprendimus ir tuo mažinti pasipriešinimą pokyčiams;
5) nuolat suteikti neformalioms grupėms tikslią informaciją ir tuo užkirsti kelią gandams.

* Vadovybė privalo nuolatos didinti savo sukurtų grupių veiksmingumą, t.y. planuoti, organizuoti, motyvuoti ir kontroliuoti jų veiklą. Viena sunkiausių veiklos problemų yra padidinti tokių grupinių susirinkimų veiksmingumą. Grupės veiksmingumas siekiant užsibrėžto tikslo priklauso nuo jos dydžio, sudėties, egzistavimo normų, sutarimo, atskirų narių funkcijų vaidmens. Efektyviausiai dirba grupės, kuriose yra nuo 3 iki 6 – 7 narių. Grupės narių požiūris išryškėja sprendžiant atskiras problemas. Kad tų problemų sprendimas būtų efektyvesnis, grupės sudaromos iš skirtingų asmenybių. Jos geriau parengia sprendimus. Elgesio normas, taisykles, darbo tvarką susikuria pati grupė. Pirmiausia dominuoja tokie veiksniai – pasididžiavimas grupe, bendras darbas, tikslai, sąžiningumas, profesinė kvalifikacija ir kiti. Siekiama grupėse sudaryti pasitikėjimo atmosferą, kad nei vienas jos narys nebijotų pasisakyti dėl trūkumų, padarytų klaidų ir nebūtų už tai baudžiamas ar kritikuojamas. Visuomet pabrėžiama – kai žemesnio lygio viršininkai sutinka su viršininkais, nieko gero laukti nereikia. Susitelkimas ir sutarimas yra grupės žmonių potraukis vienas prie kito ir į grupę. Sutarianti grupė turi mažiau bendravimo problemų, mažiau nesusipratimų, nepasitikėjimo. Vadovybė gali padidinti teigiamą oficialių grupių efektą parodydama visą nario indėlį siekiant bendro tikslo. Visuomet vengiama vienodų pažiūrų, pažangios minties užgniaužimo, konfliktų. Konfliktavimas arba skirtingos pažiūros gali padidinti ir sužlugdyti siekiamus tikslus. Formaliose grupėse siekiama palaikyti vadovų statusą ir tuo didinti darbo veiksmingumą. Tiek grupės nario, tiek vadovo veiksmai gali būti tiksliniai ir palaikantys. Tiksliniai – tai naujos veiklos siūlymas, naujos idėjos, minčių vystymas. Palaikantis vaidmuo priklauso skatinimui, aktyvaus dalyvavimo rėmimui ir panašiai.

* Grupės darbo efektyvumą apsprendžia minėti veiksniai ir pirmiausia juos siekiama išryškinti susirinkimuose. Kad grupių susirinkimas būtų veiksmingas, patariama:

1. iš anksto sudaryti susirinkimo darbotvarkę.
2. sudaryti sąlygas atviram ir laisvam nuomonių reiškimui.
3. visiškai išnaudoti grupės narių sugebėjimus, potenciją ir skatinti juos aktyviam dalyvavimui sprendžiant iškeltus uždavinius.
4. sudaryti pasitikėjimo aplinką, kad visi grupės nariai būtų taktiški, atviri, nesivaržytų, neprieštarautų, o motyvuotų, komentuotų savo pažiūras dėl iškeltų idėjų, kurioms nepritaria.
5. efektyviai panaudoti ir valdyti konfliktus.
6. susirinkimą užbaigti apibendrinimu, visiems grupės nariams aiškiai pasakyti kaip bus įgyvendinami jo sprendimai.

Kai norima gauti naudos iš skirtingų pažiūrų, reikia vengti vienos nuomonės susiformavimo. Vienos nuomonės susiformavimo reikia vengti tokiu būdu:

1. įtikinti visus, kad jie nesivaržydami gali pateikti bet kurią informaciją, išsakyti bet kokias pažiūras ar abejones
2. reikia vienodai ramiai išklausyti visas pažiūras, visą kritiką ir visus komentarus.
3. reikia atskirti idėjų generavimą nuo jų vertinimo.
4. pirmiausia reikia išklausyti susirinkime dalyvaujančius pavaldinius, o vadovams kalbėti paskutiniesiems.

Siekiant efektyvaus formalios grupės darbo organizavimo, jose kuriami komitetai, kurių tikslas ir įgaliojimai yra išspręsti konkretų uždavinį. Tokie padaliniai dar vadinami komisijomis, komandomis, tarybomis ir pan. Esminio skirtumo tarp jų nėra. Visi jie būna 2 tipų:

1. specialūs, laikino pobūdžio, ir darbą baigus, išformuojami
2. nuolatiniai, turintys pastovų tikslą. Pvz., direktorių taryba finansų komisija, kontrolės komitetas ir pan. Tokie padaliniai kuriami, kai grupė darbą gali atlikti geriau, už vieną žmogų. Paprastai jie naudojami tokiose situacijose:

a. kai reikia didelės patirties tam tikroje srityje. Tuo būdu grupė gali konsultuoti vadovą, kai jis nėra susipažinęs su visais problemos aspektais.

b. kai priimtas sprendimas gali būti nepopuliarus; sukurtas padalinys truputį sumažina nepasitenkinimą vadovų veiksmais.

c. kai kolektyvinis sprendimas gali pakelti organizacijoje žmonių nuotaiką. Tokiu atveju sprendimu rengti naudinga pasitelkti eilinius darbuotojus.

d. kai nenorima visos valdžios koncentruoti vienose rankose.

e. kai reikia koordinuoti įvairių padalinių darbą.

Komiteto ar kitokio formalaus padalinio įgaliojimai paskirstomi tarp kelių žmonių ir tuo siekiama išvengti klaidų. Dažnai tokie komitetai dirba neveiksmingai darydami tokias klaidas:

1. tiksliai nenurodomos padalinio teisės ir neaišku, kuriam tikslui jis įkurtas.
2. neteisingas grupės dydis (optimalus narių skaičius 6 – 7 žmonės).
3. kai komitetai daug laiko skiria nereikšmingiems klausimams spręsti, kurie visiems suprantami.
4. kai sprendimas lėčiau rengiamas ir vykdomas, nes nėra apskritai tokios grupės, kuri galėtų taip greitai ir ryžtingai veikti, kaip vienas žmogus.
5. grupės sprendimai dažniausiai būna kompromisiniai, o kompromisai gimdo vidutinybes.
6. grupės sprendimas visada brangesnis už vieno žmogaus sprendimą, todėl gali būti pernelyg didelės priimto nutarimo išlaidos.
7. grupė negali išanalizuoti visų susidariusių situacijų ir nėra vienmintiškumo.
Konformizmas (vienmintiškumas) gali sutrukdyti išanalizuoti visas situacijas ir priimti optimalų sprendimą.