Organizavimas

Organizavimas kaip valdymo funkcija

1. organizavimo funkcija valdymo procese.
2. biurokratinės valdymo struktūros esmė ir organizacijų struktūrų tipai.
3. įgaliojimų delegavimas ir valdymo hierarchija.

Kai kurie autoriai laikosi nuomonės kad organizavimas yra organizacijos struktūros sukūrimas. Organizavimas yra nuolatinis valdymo procesas. Yra labai glaudus ryšys tarp organizacijos struktūros ir strategijos. Keičiant viena keičiasi ir kita. Be organizacijos struktūrų sukūrimo, kuri įgalina dirbti žmones kartu siekiant bendro tikslo, organizavimas apima ir įgaliojimų perdavimo sistemos sukūrimą, kuri sujungtų aukščiausią vadovybę su žemutinėmis valdymo grandimis, t.y. tam tikrą valdymo hierarchijos sukūrimą.

Organizavimas įgalina:

1. visą darbą suskirstyti į atskiras užduotis kurias vėliau turės atlikti pavieniai žmonės ar jų grupės.
2. Užduočių ir žmonių sugrupavimą į tam tikras grupes, skyrius.(struktūros suformavimas).
3. Per organizavimą sukuriama ryšių sistema tarp auksčiausios vadovybės ir žemutinių valdymo grandžių.

Svarbiausios problemos strategijoje: vykdymo ir nenutrūkstamos adaptacijos problema.
Pirma organizacijų struktūrų modelis yra biurokratinis. Biurokratijos koncepcija suformuluota Makso Vėberio 1900m. laikoma viena iš naudingiausių idėjų kada nors sugalvotų pasaulyje.

Šios sistemos kuri dar vadinama Vėberio biurokratija arba racionalia biurokratija pagrindiniai bruožai:

1. griežtas darbo pasiskirstymas kurio paskirtis suformuoti aukštos kvalifikacijos specialistus kiekvienose pareigose.
2. Valdymo lygių hierarchija, kai kiekvieną žemesnį lygį kontroliuoja aukštesnis, o žemesnis yra pavaldus aukštesniam.
3. Tarpusavyje susijusių formalių taisyklių ir standartų sistema, kuri užtikrina kad visi darbuotojai atliktų savo darbą vienodai.
4. Oficialūs asmenys atlikdavo pareigas formalaus nuasmeninimo dvasioje.
5. Priėmimas į darbą griežtai pagal kvalifikacinius reikalavimus ir darbuotojų apsaugojimas nuo savavališkų atleidimų.

Vėberis vadino šitokia struktūrą racionalia kadangi laikantis šių reikalavimų priimti sprendimai yra objektyvūs.
Biurokratinė valdymo struktūra dažnai vadinama tradicine arba klasikine. Jos ilgaamžiškumo priežastis: priimtina socialinės lygybės idėja.
Biurokratinės sistemos kritikuojamos už nesugebėjimą įdiegti naujovių ir nepakankamą darbuotojų motyvavimą.
Biurokratinės struktūros yra labai įvairios.
Pati pirmoji iš jų vadinama funkcinė organizacijų struktūra. Ją naudoja mažo ar vidutinio dydžio organizacijos ar įmonės. Ji pagrįsta funkcine departamentalizacija, t.y. organizacijos dalinimą į atskirus elementus kiekvienas iš kurių turi aiškiai apibrėžtą aiškų uždavinį. Tai gamybos marketingo skyriai.
Pagrindinė idėja: maksimaliai panaudoti specializacijos pranašumus. Ši sistema tinka organizacijoms santykinai ribota produkcijos nomenklatūra, kurios veikia santykinai stabiliomis sąlygomis kurios reikalauja standartinio valdymo uždavinio sprendimo.

Tačiau daugeliui organizacijų kurios gyvavimo pradžioje turėjo funkcinę struktūrą gyvavimo laikotarpiui struktūra nebetinka.

Augant organizacijai ima ryškėti funkcinės organizacijos trūkumai:
1. skyriai gali nebematyti savo tikslų.
2. Didelėje organizacijoje labai pailgėja kelias nuo aukščiausio vadovo iki vykdytojo.
3. Nė vienas iš skyrių nėra atsakingas už visos organizacijos rezultatus.
Tokioje organizacijoje sunku išugdyti aukštesnio lygio menedžerius.

Plečiantis prekių asortimentui sudėtingėjant organizacijai patogesnė tampa kita struktūra: produkto rinkos struktūra arba divizinė organizacija.
Ši struktūra gali būti trijų tipų:
1. organizavimas pagal produktą.
2. Regioninis organizavimas.
3. Divizija pagal vartotoją.

Pirmoje struktūroje visus įgaliojimus susijusius su produkto ar paslaugų gamybą prisiima vienas vadovas kuris yra visiškai atsakingas už tą produktą. Į produktą orientuota struktūra įgalina firma konkrečiam produktui skirti tiek pat dėmesio kiek jo skiria nedidelė firma išleidžianti vieną ar dvi produkto rūšis. Taigi divizija panašėja į atskirą verslą. Divizijos vadovai susitelkia į savo operacijas atsako už jos pelną ir nuostolius, ir gali konkuruoti su kitais organizacijos vienetais. Tačiau nuo atskiro verslo ji skiriasi tuo kad divizijos vadovas turi atsiskaityti savo organizacijos centrinei valdžiai.

2. Jei organizacijos veikla apima didesnes geografines zonas tai tikslinga organizacija pagal padalinių buvimo vietą. Tokių struktūrų pvz. stambių firmų realizavimo organizacijos.

4.Organizacijos struktūra orientuota į vartotoją. Kai kurios organizacijos gamina gaminius tenkinančius keleto stambių vartotojų ar rinkų poreikius. Kiekviena rinka ar grupė turi specifinius apibrėžtus poreikius. Jei du ar daugiau klientų tampa svarbiausi firmai tai ji gali panaudoti šią struktūrą. Tokios organizacijos tikslas aptarnauti vartotoją taip gerai kaip ir firma aptarnaujanti vieną vartotojų grupę.
Panašumai ir trūkumai panašūs kaip ir struktūrinio, nes turi tą patį tikslą: užtikrinti geresnę organizacijos reakciją į vieną ar kitą aplinkos veiksnį.

Daugiakomandinė sistema arba matricinė organizacija. Tai hibridas kuriuo siekiama suderinti kelių struktūrų pranašumus ir išvengti jų trūkumų. Organizacijoje su matricine sistema, tuo pat metu veikia du struktūrų tipai.
Kad ši sistema funkcionuotų reikia sukurti įgaliojimų perdavimo sistemą įgalinančią sujungti aukščiausią vadovybę su žemutinėmis valdymo grandimis. Priemonė kurios pagalba galima tai padaryti vadinama įgaliojimų delegavimu, t.y. atskirų valdymo personalo lygių atsakomybės laipsnių ir įgaliojimų pobūdžio nustatymas. Tai atsiskaitomumo nustatymas, t.y. kas ir kam atsiskaito arba organizacijos dalių sujungimas tam tikrais ryšiais kurie sudaro tam tikrą organizacinę hierarchiją.

Delegavimas yra realizuojamas tik įgaliojimų perdavimo atveju o atsakomybė negali būti deleguojama.
Įgaliojimai perduodami tik pareigybei o ne asmeniui taigi pavaldinys įgaliojimų gali ir nepriimti. Asmenys peržengę šias ribas peržengia savo įgaliojimus. Kylant aukštyn hierarchijos laiptais įgaliojimų ribos plečiasi bet net ir aukščiausios vadovybės įgaliojimai yra riboti.

Jei kurio nors uždavinio sprendimas nedeleguotas kitam asmeniui, tai vadovas jį privalo spręsti pats. Asmenims suteikiami įgaliojimai spręsti uždavinius dėl vadovo laiko ir sugebėjimo ribotumo.
Įgaliojimas tai savarankiškumas priimant sprendimus ir tvarkant materialinius finansinius ir darbo jėgos išteklius, todėl sėkmingai organizacijos veiklai svarbu įvairių lygių valdymo personalo atsakomybė ir įvairių įgaliojimų derinimo variantų suradimas. Šis derinimas susijęs su valdymo kontrolės mastu arba su valdomumo mastu. Valdymo kontrolės mastas rodo kiek žmonių bei struktūrinių grandinių tiesiogiai atsiskaito tam tikram vadovui. Kai darbas paskirstytas, sukurtos struktūrinės grandys ir parinktas kontrolės mastas, vadovai gali nuspręsti kokią komandų grandinę sudaryti. Šio sprendimo rezultatas bus daugelio lygių sprendimo modelis vadinamas hierarchija. Gali būti “aukštos” ir “plokščios” hierarchijos. “plokščios” hierarchijos pavyzdys linijinė plokščia struktūra kuri turi mažai lygių ir daug vienam vadovui pavaldžių darbuotojų. Linijinė struktūra yra efektyvi kai organizacija yra nedidelė.

Augant firmai jai prireikia ekspertų, patarėjų, juridinių tarnybų, referentų, marketingo specialistų. Tuo atveju jos struktūra tampa “linijine – štabine“. Šiuo atveju linijiniai vadovai atsakingi už pirminius
sprendimus o štabiniai už antrinius.