Darbo tvarkaraščio sudarymas

Būtų lengviau tvarkyti laiką, jeigu kiti jo neatiminėtų ir neatrodytų, kad niekada nepabaigsime darbų. Kad ir kas nutiktų per dieną, kad ir kokie būtų išorinio pasaulio reikalavimai, vadovai privalo turėti veiksmų planą, kaip geriausiai panaudoti laiką.

Terminų laikymasis

Parkinsono dėsnis teigia, kad darbas turi savybę plėstis, užpildydamas visą mūsų laiką. Todėl būtina nusistatyti terminus, be kurių darbo rezultatai būtų menki. Terminai padeda sėkmingai įgyvendinti projektą, o žinant galutinį terminą, galima nusistatyti darbo pradžią. Jeigu terminai labai trumpi, verta nusistatyti dar trumpesnius, kaip dėžutę dėžutėje. Šitaip darbas neužimtų viso vadovo laiko.

Kaip įveikti didelį darbą?

Dideli darbai baugina ir kelia neveiklumą vien todėl, kad nežinoma nuo ko pradėti. Didelius darbus galima sėkmingai įveikti žiūrint į juos kaip į arbūzo valgymą: supjaustyti nedidelėmis skiltelėmis. Po to susidaryti grafiką ir „sudoroti iš eilės po vieną skiltį”.

Laiko, kai niekas netrukdo, nustatymas

Kai kurie darbai reikalauja itin didelio dėmesio sutelkimo, todėl vadovai turėtų rasti tokį laiką, kad niekas jiem netrukdytų. Daugelis pasiieško kitos, ramesnės vietos, bet yra keli būdai, kaip rasti „išskirtinio” laiko, kai niekas netrukdytų:

* Paskirti laiką, kai galima kreiptis į vadovą, ir laiką, kai vadovo negalima trukdyti, – ir tai paaiškinti žmonėms.

* Neišėjus iš kabineto, įjungti valandai ar dviem atsakiklį – laiko bus patiems svarbiausiems darbams. O į skambučius galima atsakyti patogiausiu sau laiku.

* Įsitaisyti neperšlampamą lentelę su vandeniui atspariais rašikliais, kad būtų galiam ramiai rašyti bei planuoti vonioje.

* Laikytis prie lovos užrašų knygelę. Net nuostabu, kaip dažnai svarbios mintys šauna į galvą visiškai atsipalaidavus.

Rūpestingas susirinkimų planavimas

Neretai išėję iš susirinkimo sakome: „tai buvo vien laiko gaišimas”. Kartais reguliarūs savaitiniai susirinkimai nepastebimai gali virsti beprasmiškais pasiplepėjimais. Taigi, jei yra rengiamas susirinkimas reikėtų pagalvoti:

* Kodėl visi kviečiami. Gal pakaktų nusiųsti raštelį ar paskambinti telefonu.
* Kas turi atvykti ir kodėl.
* Kas konkrečiai bus aptarinėjama.
* Ko yra siekiama šiuo susirinkimu

Kiekvienas susirinkimo dalyvis tai turi žinoti iš anksto, jeigu norima, kad susirinkimas
būtų naudingas. Jei nemažai laiko yra praleidžiama susirinkimuose būtina vadovui žinoti: susirinkimo tikslą, savo vaidmenį jame bei ką jis privalės padaryti po susirinkimo. Jei šių trijų dalykų vadovas nežino, pirmiausia turėtų savęs paklausti ko iš vis ten eina ar ne geriau šią misiją atliks kas nors iš bendradarbių.

Naudingai praleistas kelionių laikas

Kelionės atima gal netgi daugiau laiko, negu susirinkimai, Visada reikia apgalvoti kelionės tikslą. Jeigu mėgstate keliauti verslo reikalais arba laukia išvyka, vadovai turėtų sugebėti išnaudoti „prarastą” laiką:

* Pasiimti su savimi asmeninį kompiuterį arba elektroninę užrašų knygelę ir padirbėti.

* Tyliai ir korektiškai pasinaudoti diktofonu ir sutvarkyti korespondenciją.

* Keliauti su partneriu ir kalbėti apie profesinius reikalus, neatskleidžiant per daug profesinių detalių.

* Sutvarkyti savo portfelį ir nepamiršti parsivežti visų nereikalingų popierių ir juodraščių į savo įstaigos dokumentų naikintuvą.

* Surinkti iš kišenių, piniginės ir portfelio visus kvitus ir suvesti sąskaitas.

* Klausytis vadybos įrašo, kalbančios knygos arba kalbos kursų.

* Apgalvoti veiksmų strategiją, kurti planus ir užsirašyti nurodymus ateičiai.

* Perskaityti tai, kas buvo ketinta seniai perskaityti.

Literatūra

Abromavičius T. Neprarandant nė minutės
Vadovo pasaulis.- 1998.- Nr. 1. – P. 16.

Ar gerai organizuojate savo darbą?
Vadovo pasaulis.- 1998. – Nr. 3. – P. 74.

Čepelė J. Kaip taupyti laiką?
Lietuvos ūkis. – 1994. – Nr. 6. – P. 24.

Keenan K. Kaip taupyti laiką?. – V.:Poligrafija ir informatika, 1997. – 61 p.

Mičiulis F. Apie tai, kas brangiau už pinigus
Aljansas.- 1992. –Nr. 10. – P. 89.

Patarimai, kaip tvarkyti darbo laiką
Lietuvos rytas. – 1994. – Nr. 26.- P. 19.