Vien informacinių technologijų verslui jau per mažai

Nuolat spartėjančių verslo procesų laikais nebepakanka tik efektyviai veikiančios verslo struktūros ir paprasto informacinių technologijų naudojimo. Bendrovėms reikia realios naudos, tikro verslo procesų pagerėjimo, dėl ko paprasto IT diegimo neužtenka ir šalia reikia teikti konsultacijas verslo procesų gerinimui bei geriausių pasaulinių praktikų perėmimui.

„Alna Business Solutions“ vadovas Tomas Milaknis prisimena: „Iš pradžių visi mūsų klientai diegėsi iš esmės tik buhalterinės apskaitos sprendimus. Pagrindinis jų poreikis – turėti visą informaciją vienoje sistemoje ir greičiau priimti sprendimus. Netgi ir tokiems sąlyginai nedideliems poreikiams patenkinti, nemaža dalis klientų rinkosi pažangias sistemas, lyderiaujančias pasaulyje.“

Po 7 – 10 metų nuo verslo valdymo sistemų (angl. enterprise resource planning, ERP) bumo pradžios sparčiai į priekį žengiančios bendrovės susidomėjo papildomomis funkcijomis, palengvinančiomis planavimą ir valdymą. Tuomet, teigia Tomas Milaknis, rinkai pasiūlyta turimas sistemas išplėsti atitinkamais moduliais (finansų, biudžeto planavimo, gamybos valdymo ir pan.).

Šiandien įmonės konkuruoja ES rinkose, ieško, kaip savo versle pritaikyti geriausias pasaulines praktikas. Daug įmonių jau yra įsidiegę įmonės subalansuotų rodiklių valdymo sistemą (angl. balanced scorecard) ir nesunkiai gali savo veiklą lyginti su Europos, pasaulio konkurentais. Vienas iš būdų pagerinti savo procesus ir veiklos rodiklius – diegti specializuotus vertikalius sprendimus (modulius), skirtus konkrečiai ūkio šakai. Jų pagrindinis privalumas – tai ilgalaikės patirties atskiroje ūkio šakoje verslo logikos apibendrinimas. „Alna Business Solutions“ priklauso tarptautiniams aljansams ir klientams siūlo savo užsienio partnerių, turinčių pasaulinių praktinių žinių įvairiose pramonės šakose, specializuotus sprendimus didmeninių įmonių (ypač jų tiekimo grandžių) valdyme, procesinės gamybos, statybos, nekilnojamojo turto valdymo pramonėse.

Sėkmingu Lietuvoje bendrai vykdomu projekto pavyzdžiu lemta būti Lietuvos biotechnologijų lyderiui „Fermentui“. Bendrovėje diegiami naujausi gamybos technologijų ir procesų, kokybės ir apskaitos vadybos metodai.

Pasak Tomo Milaknio, vakarykščiuose projektuose buvo įprasta sutikti atskirai dirbančius verslo konsultantus ir IT įmones. Šiandien klientams reikia konkrečios verslo naudos, todėl „Alna Business Solutions“ nebėra tik verslo valdymo sistemų ir IT ekspertai. Tampa savaime suprantamu dalyku, kad dabar vykdomuose stambesniuose projektuose kartu dirba ir verslo procesų konsultantai. Pažymėtina, kad tokių projektų nuolatos daugėja ir jau beveik kas trečias verslo valdymo sistemos diegimo projektas apima ir vidinių verslo procesų analizę bei reikalingas korekcijas.

Specifinėms rinkoms – atitinkamos pramonės kompetencija

„Pagrindinė mūsų verslo ašis – tai konkrečios pramonės šakos verslo procesų išmanymas. Tik gerai pažindami kliento verslo specifiką, galime sukurti efektyvumą didinančius sprendimus, – pasakoja savo verslo ypatumus „Alna Software“ vadovas Artūras Gruodis. – Įsigilinę į kliento veiklą, jo poreikius „išverčiame“ į kompiuteriams suprantamą kalbą.“

 „Alna Software“, suformuota dviejų Alnos programavimo padalinių pagrindu, šiandien diegia specializuotus, pagal konkrečios įmonės ar organizacijos veiklos specifiką sukurtus sprendimus.
Įprasta, jog unikalias sistemas vysto valstybinės institucijos, didžiosios įmonės ir organizacijos. Artūras Gruodis pamini keletą Lietuvoje gerai žinomų specializuotų sprendimų – tai VMI elektroninio deklaravimo sistema, Ligonių kasų informacinė sistema, įvairūs valstybės registrai. Privačiame sektoriuje gerai žinoma „Alna Software“ patirtis ir sprendimai energetikos (pavyzdžiui, dujų abonentų apskaitos sistema, techninių objektų valdymo sistema), telekomunikacijų, bankų sektoriuose.

Šių metų „Alna Software“ plėtros laukas – transporto verslo sektorius. Vienai didžiausių šalies transporto bendrovių „Alna Software“ sukūrė specializuotą transporto ir logistikos sistemą „TRIS“. Anot Artūro Gruodžio, sistema ilgą vystymo kelią „praėjo“ kartu su pirmuoju jos klientu. Šiandien tai pirmasis „Alna Software“ kartotinis sprendimas, skirtas efektyviam transporto įmonės valdymui, kas ypač aktualu, transporto įmonėms ieškant alternatyvių kelių didinti savo konkurencingumą.

Transporto įmonės, ko gero, gana sėkmingai galėtų naudoti alternatyvius sprendimus – standartines verslo valdymo sistemomas, buhalterinės apskaitos programas su transporto valdymo moduliais, ryšių su klientais valdymo sistemas. Tačiau sistemos klientų teigimu, „TRIS“ sprendimas šiandien neturi analogų Baltijos šalyse, nes kurtas specialiai transporto įmonėms ir apima visus joms aktualius verslo procesus: ryšių su klientais ir paslaugų tiekėjais valdymą, krovinių gabenimą, transporto ūkio bei sandėlio valdymą. Juo gali naudotis ne tik vežėjai, bet ir ekspeditoriai, logistikos bendrovės, administruojančios sandėlius ar krovinių terminalus.

Be to, „TRIS“ optimizuoja verslo procesus. Sistema suteikia įrankius įmonės vadovui užtikrinti veiklos kokybės kontrolę, efektyvų valdymą. Tampa įmanoma stebėti įmonėje vykdomas operacijas realiu laiku, operatyviai gauti informaciją apie įmonės finansinę būklę. Pavyzdžiui, bendro įmonės ar atskirų vadybininkų uždirbto pelno, reisų pelningumo ataskaitas, detalią klientų skolų ataskaitą.

Nauja galimybė – produktų gyvavimo ciklų valdymas

Tarp „Alnos“ įmonių grupės darbuotojų nuolatos skatinamas inovatyvus mąstymas, todėl pasirašyta sutartis su „UGS PLM Solutions“ – produktų duomenų valdymo, bendradarbiavimo ir produktų kūrimo programinės įrangos lydere. Klientai Lietuvoje ypač domisi kompanijos produktų gyvavimo ciklo valdymo (angl. product lifecycle management, PLM) programinės įrangos sprendimais.

Produktų gyvavimo ciklas – tai verslo ar kitos organizacijos veikloje kuriamų produktų ar paslaugų vystymo etapai nuo naujojo produkto idėjos materializavimo iki produkto gyvavimą tęsiančių idėjų, pirmajam išnaudojus savo galimybes rinkoje. Šio ciklo valdymas apima visas su tuo susijusias užduotis:
• Procesų valdymą – valdomi visi verslo procesai, atsirandantys kuriant, pristatant rinkai ir palaikant produktą;
• Reikalavimų valdymą – pradinių reikalavimų produktui formulavimas ir derinimas;
• Produkto struktūrą – tai gali būti ir techniniai parametrai, ir idėjinės nuostatos (pavyzdžiui, prekinių ženklų sistema);
• Projektų ir išteklių valdymą – produkto gyvavimo metu su juo atliekamų veiksmų visuma;
• Pakeitimų valdymą – prižiūrimi visi pakeitimai, užtikrinamas jų tinkamas realizavimas;
• Duomenų valdymą – visos duomenų bazės priežiūra, išvestinių duomenų generavimas;
• Dokumentų valdymą – įvairių produkto gyvavimo metu atsirandančių dokumentų sąsajos;
• Vizualizavimą ir bendradarbiavimą – virtualių prototipų kūrimas, su produktu susietų darbuotojų komunikacija;
• Taikomųjų programų integraciją – sąsajos su kitų verslo informacinių sistemų duomenimis, tiek juos gaunant, tiek ir atitinkamą informaciją pateikiant.

Pasaulyje PLM sprendimus naudoja garsiausios bendrovės – „Boeing“,  „Procter&Gamble“, „Coca-Cola Company“,  „Philip Morris“, „Ford Motor Company“, „General Motors“, „Ericsson“, „Motorolla“, viešajame sektoriuje minimi Danijos parlamento, Didžiosios Britanijos mokesčių inspekcijos sprendimai.

Visų pramonės gigantų susidomėjimas aiškinamas labai paprastai. PLM sprendimai padeda sutrumpinti naujo produkto kūrimo ciklą, mažėja produkto vystymo ir kūrimo kaštai. Pavyzdžiui, glaudžiai su JAV gynybos departamentu dirbanti „Lockheed Martin / JSF“ į PLM sistema leido naujo produkto kūrimo ir gamybos ciklą sutrumpinti 50 proc. Daug pasakantis ir naujų „Ford“ automobilių modelių kūrimo ciklo pavyzdys, kai įdiegta sistema sutaupė 200 mln. JAV dolerių.

Kaip dirbti efektyviau, verta mokytis iš ITIL metodikos

Kazimieras Tonkūnas, „Alna Intelligence“ direktorius, siekiantiems optimizuoti verslo procesus pataria atkreipti dėmesį į IT infrastruktūros biblioteką (angl. Information Technology Infrastructure Library, ITIL). Tai labiausiai pasaulyje paplitusi metodologija, de facto pripažinta IT paslaugų valdymo standartu. Ji patraukli tuo, kad nepriklauso nei nuo technologijų, nei nuo pardavėjų.  Paremta „geriausiomis praktikomis“ ir standartine terminologija, ITIL metodologija leidžia kiekvienai įmonei sukurti specifinius, tik jų verslo poreikius atitinkancius IT paslaugų valdymo procesus.

Rečiau su IT susiduriantiems verta paaiškinti – ITIL metodologija apima šiuos pagrindinius IT paslaugų valdymo procesus: paslaugų palaikymą, paslaugų diegimą, saugumo valdymą, programinės įrangos valdymą, ICT infrastruktūros valdymą, verslo perspektyvų įvertinimą ir paslaugų valdymo įgyvendinimo planavimą.

„Alna Intelligence“ didžiuojasi vieni pirmųjų Lietuvoje savo veikloje pritaikę ITIL metodologiją. Specialios programinės įrangos „Unicenter Service Desk“ pagalba, „Alna Intelligence“ ne tik pagerino savo teikiamų paslaugų kokybę, bet ir padvigubino darbo našumą – IT ūkio aptarnavimo efektyvumo lygis jau siekia Europos Sąjungos standartus. Nuo šiol vienas „Alnos Intelligence“ darbuotojas gali prižiūrėti 300-400 bendrovės klientų standartizuotų darbo vietų. Tuo tarpu Lietuvoje vidutiniškai IT ūkio aptarnavimo efektyvumo rodiklis siekia vos apie 60 kompiuterių vienam IT specialistui. Svarbiausia, kad taip taupomas darbo laikas, efektyviau vykdomas IT ūkio aptarnavimas, klientai gauna didesnę naudą.

Pasak Kazimiero Tonkūno, naujos kokybės IT ūkio aptarnavimo paslaugos itin parankios tarptautinėms įmonėms, turinčioms savo padalinius skirtingose valstybėse, mat naujos sistemos pagalba galima realizuoti sudėtingus, daugiaetapius, daugelyje skirtingų geografinių vietų vykstančius projektus. „Alna Intelligence“ jau dabar aptarnauja klientų IT ūkius Vokietijoje, Nyderlanduose, Didžiojoje Britanijoje, Baltijos ir kitose šalyse.

Daugiausia naudos – lengvinant pasikartojančius veiksmus

Bene geriausiai vykstančių verslo procesų optimizavimo naudą parodo AB „Grigiškės“ įdiegta sistema. Bendrovei dokumentų valdymo sprendimą sukūrusi „DocLogix“ nagrinėjo tiekimo procesą ir itin didelis grandininių užduočių srautą. Vidutiniškai per metus tiekimo skyrių pasiekia apie 1500 užsakymų, kurių pirkimų procesuose dalyvauja nuo 3 iki 15 darbuotojų, susidaro didelis dokumentų perdavimo ir parašų rinkimo srautas. Tuo tarpu atsakingas už pirkimus personalas fiziškai nutolęs, dirba skirtinguose pastatuose.

Įdiegus „DocLogix“ sistemą, visi dokumentai buvo patalpinti vienoje vietoje, tad informacija įmonėje tapo lengviau prieinama ir pasiekiama. Įeinančios ir išeinančios informacijos registracija sumažino grėsmę, kad reikiami dokumentai ir korespondencija pasimes ar nepasieks adresatų. Daugiausia naudos suteikė „workflow“ funkcija. Ji žymiai palengvino užsakymų darbą: anksčiau neretai atsitikdavo, kad prekių užsakymas užtrukdavo net savaitę, dabar viskas vyksta greičiau, pirkimo užsakymas įvykdomas per vieną dieną. Be to, tiek vadovybė, tiek kiekvienas eilinis darbuotojas visada yra tikri, kad užduotis pasiekė sekančią grandį, nebeliko užsakinėjimo telefonu ir lakstymų tarp kabinetų, sumažėjo nesusipratimų. Tiekimo užsakymų kontrolė ir atsekamumas tapo žymiai paprastesni, nes „DocLogix“ užtikrino, kad visi dokumentai pasiektų atsakingus darbuotojus.

Tą tik patvirtina AB „Grigiškės“ tiekimo skyriaus viršininkas Tomas Platūkis: „DocLogix“ sistemos diegimas įmonėje buvo savalaikis, naudingas ir būtinas. Dabar nei vienas iš įeinančios/išeinančios korespondencijos vienetų nedingsta: visi jie yra registruojami ir labai lengvai surandami bei atsekami. Be to, jeigu atsakingas darbuotojas paleido procesą, niekas nebeabejoja, kad procesas vyksta ir reikiami žmonės apie tai yra informuojami.“