Kodėl reikia paisyti tinklo etiketo taisyklių

Tinklo etiketas – tai elgsenos internete taisyklių rinkinys. Nors jis nėra sukurtas kokios nors konkrečios institucijos ir nėra privalomas vykdyti, jo taisyklių turėtų paisyti kiekvienas save gerbiantis internautas.

1. Pagalvokite, parašykite ir vėl pagalvokite.

Elektroninis paštas – tai vienpusis informacijos perdavimas, todėl neįmanoma nedelsiant gauti grįžtamojo signalo (veido išraiškos ar atsakymo balsu), pagal kurį būtų galima suprasti, ar žinutė buvo efektyvi ar bent suprasta. Todėl, prieš paspausdami mygtuką „Siųsti“, gerai pagalvokite. Ar yra bent menka galimybė, kad gavėjas neteisingai supras tai, ką norėjote pasakyti? Ar jūsų mintys yra reiškiamos piktai, gal šiurkščiai? Ar šis laiškas galėtų netyčia pakenkti jūsų reputacijai?

Paskubomis parašytame laiške gali nebūti tų jausmų ir emocijų, kurias norėjote perduoti. Maigydami klaviatūrą galbūt šypsojotės, tačiau kitam jūsų žinutė gali atrodyti sarkastiška ar net piktybiška. Atminkite – gavėjas yra ne kompiuteris, o žmogus. Rašykite kaip įmanoma aiškiau.

2. Kreipkite dėmesį į laiško pavadinimą.

Jį pirmiausia pamatys laiško gavėjas, todėl pasinaudokite galimybe padėti jam suprasti laiško turinį dar prieš tai, kai jis bus atidarytas.

Įrašykite tokį pavadinimą, kuris sietųsi su norima perduoti žinute ir nepalikite pavadinimo eilutės tuščios. Priešingu atveju, žinutę gavėjas gali įvertinti kaip paprasčiausią bevertį reklaminį pranešimą, nes ne kiekvienas jus pažins vien iš siuntėjo adreso.

Daugelis interneto paslaugų teikėjų filtruoja įtartinus el.laiškus, o tuščia pavadinimo eilutė yra labai rimta priežastis jį blokuoti. Taip pat stenkitės vengti tokių bendrų pavadinimų, kaip „Labas“, „Pažiūrėk“, „Įdomu“, nes gavėjo antivirusinė ar nuo reklaminių laiškų sauganti programinė įranga jūsų laišką gali ištrinti be perspėjimo.

3. Visada pradėkite laišką nuo pasisveikinimo, nors ir trumpo.

Pradėkite nuo „Sveiki“ ar „Laba diena“ arba „Gerbiamasis …“ – pasirinkite, kas labiausiai tinka bendraujant su tuo gavėju ir kas geriausiai atitinka jūsų asmenybę. Pagalvokite apie tai: kai paskambinate kam nors telefonu, pirma pasisveikinate, o vėliau aiškinate, dėl ko skambinate, ar ne? El.pašto žinutės neturėtų niekuo skirtis.

Nepamirškite ir laiško pabaigos. Visada parašykite savo vardą, „Nuoširdžiai Jūsų“, „Ačiū“ arba ką kita, kas siejasi su laiško turiniu.

4. Saugokite laiško gavėjo privatumą.

Tinkamai naudokite adresato eilutes „CC:“ ir „BCC:“. Jei laišką siunčiate daugiau nei vienam asmeniui, o visiems gavėjams tikrai reikia žinoti, kas dar gauna šį laišką, adresus surašykite „CC:“ eilutėje.

Jei laišką siunčiate keliems gavėjams, kuriems nebūtina žinoti, ką dar pasieks jūsų laiškas, jų adresus surašykite „BCC:“ laukelyje.

5. Venkite laiškų, kurių negalima suprasti be konteksto.

Jei rašote atsakymą, jo pradžioje įterpkite citatą iš klausiančiojo laiško. Kai kurie žmonės per dieną gali sulaukti pusšimčio laiškų, į kuriuos reikia atsakyti, tad ne visuomet įmanoma atsiminti kiekvieną pokalbį su kiekvienu žmogumi. Neverskite laiško gavėjo naršyti „Išsiųstų laiškų“ segtuve ir ieškoti konteksto.

6. SKUBU!

Prisimenate pasaką apie piemenį, kuris šaukė, jog jį puola vilkas?

Nežymėkite visų siunčiamų el.laiškų žymekliais „SKUBU“ ar „SVARBU“. Jei gavėjas iš jūsų nuolat gaus taip paženklintų laiškų, galiausiai raudonas šauktukas neteks prasmės ir praneš tik tai, kad manote, jog esate svarbesnis už kitus. Pataupykite žymeklius išties svarbioms žinutėms.

7. Venkite ypatingo teksto formavimo.

Kasdieniuose laiškuose nenaudokite spalvoto el.laiško fono, spalvoto teksto, įmantrių šriftų, paveikslėlių ar kitų „gražių“ laiško apipavidalinimo priemonių. Palaikykite švarą – taip gavėjui bus paprasčiau skaityti laiškus ir į juos atsakyti.

Ne visos el.pašto programos pritaikytos priimti „.html“ formato laiškus. O nustebtumėte sužinoję, kaip prastai jūsų laiškas gali atrodyti žmogui, jį skaitančiam delninuko ar senesnio kompiuterio ekrane… Be to, paprasti, puošmenomis neperkrauti laiškai kur kas greičiau užsikrauna kompiuteryje.

Beje, jei prie laiško norite prisegti keletą didelės apimties dokumentų, verčiau siųskite kelis laiškus. Gali nutikti, kad jūsų laiškas netilps į gavėjo el.pašto dėžutę, todėl didelius dokumentus geriau siųskite „.zip“ formatu.

8. NEŠAUKITE!

Jei rašysite didžiosiomis raidėmis, skaitytojas suvoks tai kaip šaukimą, arba manys, jog tiesiog buvote per daug tingus, kad tinkamai suderintumėte tekstą. Be to, tai labai nepatogu akims – ar žinojote, kad teksto, parašyto vien didžiosiomis raidėmis, skaitymas užtrunka ilgiau nei tvarkingo?

9. Tikrinkite gramatiką, skyrybą ir tinkamai apipavidalinkite laišką.

Prasti rašymo įgūdžiai yra tiesioginis rašančiojo asmens atspindys. O skaitytojas niekada nepamirš žmogaus, kuris rašo neperskaitomus laiškus. Automatinis gramatinių klaidų tikrinimas apsaugo nuo didžiosios dalies klaidingai parašytų žodžių, tačiau visuomet reikia perskaityti laišką ir patikrinti, ar jame nėra gramatiškai teisingų, tačiau konteksto neatitinkančių žodžių. Pavyzdžiui, badas, batas ir baras teksto tikrinimo programai atrodo visiškai teisingi, tačiau jei kalbate apie gražius naujus baTus, o rašote apie baRus, būsite suprasti klaidingai.

Didžiąsias raides naudokite ten, kur jų reikia ir nepamirškite skyrybos taisyklių bei laiško apipavidalinimo reikalavimų. Pradėkite naują pastraipą tuomet, kai keičiasi laiško tema, kai ankstesnė pastraipa pasidaro pernelyg ilga.

Nenaudokite nereikalingų apipavidalinimo priemonių. Bet koks apipavidalinimo elementų (pajuodinti šrifto, šauktukų, šypsenėlių ir kt.) perteklius apsunkins jūsų laiško skaitymą, o juk norėtumėte, kad jis būtų skaitomas lengvai ir nesunkiai suprantamas.

Perskaitykite laišką prieš išsiųsdami ir niekada nemanykite, kad skaitytojas žino, ką norite pasakyti – visada viską pateikite aiškiai. Laikas, kurio reikia laiško gramatikai patikrinti, kruopščiai dar kartą perskaityti yra menkniekis, lyginant su ilgai išliekančiu „nepakartojamu“ įspūdžiu, kuris liks išsiuntus neperžiūrėtą laišką…

10. Netingėkite atsakinėti į laiškus.

Net tuomet, kai jums kas nors atsiunčia laišką, į kurį nebūtina siųsti atsakymo, nedelskite ir leiskite laiško siuntėjui žinoti, kad žinutė neužstrigo kažkur interneto tyruose, o jūs ją gavote. Trumpo atsakymo visiškai pakanka.

11. Reklaminius laiškus siųskite tik tiems, kas jų prašo.

Nesiųskite laiškų apie savo produktą ar paslaugą, jei neturite gavėjo leidimo. Tokius laiškus teisėtai galima siųsti tik gavus prašymą, arba jei anksčiau teko bendradarbiauti su laiško gavėju.

Bet kuris gavėjas nesunkiai gali persiųsti jūsų laišką interneto paslaugų teikėjui ir pranešti, kad siuntinėjate daugeliui adresatų skirtus reklaminius laiškus („spamą“).

Dėl tokio pranešimo daugumoje el.pašto persiuntimo tarnybinių stočių jūsų tinklalapių ir pašto adresai būtų įtraukti į juoduosius sąrašus. Tai reiškia, kad tarnybinė stotis neleistų jokioms pašto žinutėms, siunčiamoms iš jūsų domeno, pasiekti ta tarnybine stotimi besinaudojančių adresatų.

Galėtumėte pagalvoti: „Aš juk kiekvieną dieną gaunu el.laiškus apie produktus ir paslaugas, kurių neprašiau!“

„Spamo“ siuntinėjimą galima palyginti su greičio viršijimu. Tai daro daugelis žmonių, bet tai neteisėta, ir nepriklausomai nuo to, kiek ilgai tai darysite nebaudžiami, kada nors būtinai įkliūsite.

12. Virusas ar nuo viruso apsaugantis patarimas?

Jei kas nors persiunčia jums įspėjimą apie viruso plitimą, kuriame paprastai būna surašytos instrukcijos, kaip pašalinti virusą iš kompiuterio, – prieš imdamiesi kokių nors kitų veiksmų, informaciją kruopščiai patikrinkite. Tikėtina, kad gauta žinutė yra apgavystė, o „blogasis failas“, kurį siūloma pašalinti iš kompiuterio, iš tikrųjų yra stabiliam veikimui būtinas sistemos komponentas. Patikrinkite informaciją ir jei reikia, tik po to persiųskite ją kitiems.