Kontrolė

* Kontrolės esmė ir prasmė – perspėjimas dėl krizinių situacijų susidarymo ir sėkmės palaikymas.

* Kontrolės rūšys: priešlaikinė, einamoji, galutinė. Grįžtamojo ryšio sistemos.

* Kontrolės procesas. Standartų nustatymas. Pasiektų rezultatų palyginimas su nustatytais standartuose. Leistinų nukrypimų ribos ir išimčių principas. Rezultatų matavimas, įvertinimas ir veiksmai: nesiimti jokių priemonių, pašalinti nukrypimus, peržiūrėti standartus. Kontrolė ir žmonių elgsenos aspektai.

* Efektyvios kontrolės bruožai: strateginis pobūdis, orientacija į rezultatą, savalaikiškumas, lankstumas, ekonomiškumas. Informacinės valdymo sistemos ir efektyvios kontrolės planavimas.
Kontrolė yra labai reikšminga ir sudėtinga vadybos funkcija. Kaip ir organizavimo funkcija, ji yra viską aprėpianti vadybos funkcija. Kiekvienas vadovas, nepaisant jo rango, privalo kontroliuoti, ir tai įeina į jo pareigas. Kontrolė yra pagrindinis vadybos elementas. Kontrolė lydi ir planavimą, ir organizavimą. Ji reikalinga tam, kad viskas būtų daroma pagal planus, įstatymus, įsakymus ir nutarimus. Jos tikslas yra pamatyti ir parodyti klaidas, siekiant jas ištaisyti ir vėliau jų nekartoti. Kontroliuoti reikia viską: žmones, medžiagas, įrenginius, veiksmus ir visą veiklą. Kontroliuoti reikia pradėti tuojau pat, kai suformuluoti tikslai, paskirstytos užduotys arba įkurta organizacija. Kiekviena organizacija siekia laiku pastebėti savo klaidas ir jas ištaisyti, kol nesužlugo užsibrėžti tikslai. Kontrolė skatina palaikyti viską, kas organizacijoje yra gero. Kontrolė duoda garantiją, kad organizacija pasieks savo tikslus. Veiksmingai kontrolei reikia dviejų dalykų: 1) turėti aiškų planą; 2) gerai pažinti organizacijos struktūrą. Pats planas jau yra kontrolės pradžia. Planas čia tampa normatyvu, su kuriuo lyginami gauti ir pageidaujami rezultatai. Kad būtų sėkmingai įgyvendinti organizacijos tikslai, kontrolė turi turėti keletą svarbių savybių:

1) strateginį kryptingumą;
2) orientaciją ir galutinius rezultatus;
3) informacijos operatyvumą;
4) būti lanksti, paprasta ir ekonomiška.

Galutinis kontrolės tikslas yra išspręsti problemas, o ne tik rinkti informaciją. Išskiriami du kontrolės lygiai:

1) strateginė kontrolė;
2) operatyvinė kontrolė;

Strateginė kontrolė padeda įsitikinti, ar yra visi reikalingi komponentai, siekiant užsibrėžtų tikslų. Pavyzdžiui, administracija turi patikrinti, ar visur aiškios darbų programos, ar suprantamos užduotys, ar normalūs tarpusavio santykiai ir pan. Iš technikos pozicijų reikia tikrinti, kaip atliekamos operacijos, prižiūrimi įrenginiai ir dirba darbininkai. Komercijos požiūriu tikrinamas gautų medžiagų kiekis ir kokybė, įrenginių būklė ir įsipareigojimai. Svarbus kontrolės baras – darbo sauga ir pan. Kontrolė turi prasmę tik tuomet, kai visiems dirbantiesiems aiškiai suprantama ir žinoma jos paskirtis, kai už padarytas klaidas žmonės nebaudžiami ir kai kontrolieriai nesikiša į valdymo reikalus. Kontrolė tik turi duoti informaciją apie esamą padėtį.

* Bet kuriuo atveju kontrolės procedūra susideda iš etapų:

1) standartai ir kriterijai bei jų sudarymas;
2) kontrolės rezultatų palyginimas su standartiniais;
3) nukrypimų nuo standartinių rodiklių nustatymas ir planų koregavimas.

Kontrolė turi turėti dvi savybes: 1) būti daroma laiku; 2) turi būti tikrinami konkretūs ir aiškūs rodikliai bei kriterijai.

Įvertinus gautus rezultatus, prasideda trečias etapas – organizacijos veiklos koregavimas. Čia galimos trys alternatyvos:

1) nieko nedaryti;
2) pašalinti nukrypimus;
3) keisti standartus.

Pagrindinis kontrolės tikslas yra pasiekti, kad organizacija ritmingai dirbtų pagal numatytą planą. Kuo anksčiau nukrypimai bus pastebėti, tuo lengviau organizacijos veiklą pakoreguoti taip, kad ji galėtų įgyvendinti užsibrėžtus tikslus. Nukrypimai gali atsirasti dėl įvairių priežasčių: planavimo trūkumų, organizavimo problemų, motyvavimo klaidų ir pan. Neturi prasmės kontrolė, kuri nepadeda šalinti minėtų trūkumų ir leidžia jiems peraugti į dideles problemas. Kad to neatsitiktų, ieškoma nukrypimų priežasčių.

* Bet kokios organizacijos kontrolės sistemą sudaro trys jos rūšys:

1) pirminė kontrolė;
2) tarpinė (operatyvinė) kontrolė;
3) galutinė kontrolė.

Visų kontrolės rūšių tikslas yra tas pats – pasiekti, kad kontrolės rezultatai būtų kuo artimesni planuotiems. Minėtos kontrolės rūšys skiriasi tik laiku.

Pirminė kontrolė yra kruopšti dalykinių, profesinių žinių ir įgūdžių analizė. Ji naudojama kontroliuojant tiek personalą, tiek materialinius bei piniginius išteklius. Geros produkcijos iš nekokybiškų medžiagų pagaminti neįmanoma, todėl tikrinamos visos gautos medžiagos, tai pat tikrinama gamybos atsargų būklė. Piniginių lėšų kontrolės priemonė yra biudžetas, finansų planas. Jis garantuoja, kad organizacijos padaliniai numatytu laiku gaus planuotas pinigų sumas, ir kad pinigų bus tiek, kiek reikės.
Tarpinė kontrolė paprastai daroma darbo metu. Kontrolės objektas – pavaldiniai, o pati kontrolė yra jų tiesioginio vadovo prerogatyva. Tarpinės kontrolės tikslas – laiku išspręsti iškilusias problemas, kad nebūtų nukrypimų nuo užsibrėžtų tikslų vykdymo. Kontrolės rezultatai organizacijos valdymo aparatui yra grįžtamasis ryšys arba informacija, apie tikruosius rezultatus, tikrąją padėtį atskiruose padaliniuose.
Galutinė kontrolė daroma, kai darbas būna visiškai atliktas. Gauti rezultatai lyginami su planuotais, vos baigus kontroliuojamą veiklą. Ši kontrolė atliekama per vėlai, kad būtų galima pakeisti padėtį. Galutinė kontrolė atlieka dvi svarbias funkcijas:

1) duoda informaciją kitiems periodams, atliekant panašius darbus ar teikiant paslaugas;
2) padeda gerinti motyvavimą organizacijose.