Organizacijos vidinė aplinka

* Organizacijos vidiniai kintamieji ir jų tarpusavio sąveikų koncepcija. Tikslai, struktūra, uždaviniai, technologija ir žmonės. Pagrindinių kintamųjų charakteristikos ir jų vaidmuo siekiant efektyvaus organizacijos funkcionavimo.

* Tikslų įvairovė, struktūrų tipai, uždavinių specializacija ir darbo pasidalijimas pagal specialybes.

* Technologinių procesų standartizavimas, klasifikavimas ir mechanizavimas bei automatizavimas.

* Veiksniai įtakojantys žmogaus elgesį ir veiklos sėkmę: gabumai, talentas, pojūtis, požiūris, asmeninės vertybės ir kt. Vidinės aplinkos poveikis asmenybės elgesiui: grupė, lyderis, kolektyvas. Vidinių kintamųjų tarpusavio sąveikos modelis ir sociotechninės posistemės.

Organizacijos vidinę aplinką formuoja jos tikslai, struktūra, uždaviniai, technologija ir dirbantieji žmonės.

Tikslai yra norimi, užsibrėžti, geidžiami, kuriuos bendru darbu, sutelktomis pastangomis stengiamasi įgyvendinti organizacija savo veikloje. Visi tikslai rengiami, ištyrus esamą padėtį organizacijoje, konkurentus, rinką, pasiūlos ir paklausos joje bei kitus klausimus. Visi tikslai, planai iš anksto paskelbiami organizacijos nariams.  Įvairių lygių vadovams šie gali būti skirtingi. Vienus tikslus turi aukščiausio lygio vadovai. Jų pagrindinis tikslas -perspektyva, ateitis, galimybė konkuruoti kaimynus ir pan. Žemesnio rango vadovai sprendžia smulkesnius klausimus, pvz.: įmonės, įstaigos, organizacijos vadovas, generalinis direktorius – kas bus po 10, 25 metų ir pan., o darbuotojus domina ši diena.

Organizacijos struktūra yra atskirų padalinių tarpusavio ryšys, priklausomybė, padalinių skaičius ir kt. Su organizacijos struktūros tamprumu susietos 2 darbų rūšys. Pirmoji – darbų pasidalijimas specializacijoje. Antroji – kontrolė. Kad organizacijos išvengtų klaidų  būtina nuolat savo veiklą kontroliuoti, turint tikslą atrasti geresnius, efektyvesnius sprendimus ir apsaugoti nuo bankroto. Darbo pasidalijimas negali būti atsitiktinis. Šis darbas labai atsakingas, reikalauja specialaus pasiruošimo ir praktinės patirties. Išskiriami horizontalus ir vertikalus darbo pasidalijimai, taip pat pagal mokėjimą dirbti, išsilavinimą, darbo stažą ir pan. bei pagal specialybę.

Kontrolės darbai daugiausiai susiję su vert. darbo pasidalijimu, pavaldinių veiklos kontrole.
Kontrolės sritis labai plati, priklauso nuo organizacijos struktūros, vadovų, pavaldinių skaičiaus ir kt. veiksnių.

Siekiant efektyviai dirbti organizacijoje svarbu ne tik optimalus darbo pasidalijimas, bet ir užduočių paskirstymas, laikomas dar viena tikslesnė darbų pasidalijimo forma. Užduotimi vadinamas žmogui paskirtas darbas, kurį reikia atlikti iš anksto nustatytu būdu ir nurodytu laiku. Paprastai užduotys skirstomos į 3 kategorijas:

1. darbas su žmonėmis;
2. darbas su objektais;
3. darbas su informacija.

Technologija yra įrengimų, įrankių ir atitinkamų techninių žinių derinys, kurį turi žinoti žmonės, dirbantys savo darbo vietose. Technologija tampriai susieta su užduotimis. Užduočių atlikimui reikalinga speciali technologija, t.y. užduoties atlikimo būdas, detalus aprašymas. Technikos poveikis gamybos valdymui reiškiasi pokyčiais, revoliucijomis, naujais standartais, įrengimais ir pan.

Standartizavimas padeda efektyviau organizuoti gamybą, detalių apdirbimą, remiantis jų specializavimu. Labiausiai paplitusios prietaisų gamyboje yra technikos klasifikavimo sistemos.

1. Vienetinės arba smulkiaserijinės gamybos technika, kai vienu metu gaminama tik vienas ar  keli vienetai.

2. Masinė, stambiaserijinė – gamina daug vienodų gaminių.

Svarbiausias organizacijos vidinės aplinkos elementas yra žmogus. Žmonės dirbantys organizacijoje yra reikšmingiausias veiksnys siekiant užsibrėžto tikslo.  Visus tikslus įgyvendina žmonės. Vadyboje žmonės vertinami pagal 3 požymius:

1. Pagal asmeninį žmogaus elgesį.
2. Pagal žmonių grupės elgesį.
3. Pagal vadovo elgesį su pavaldiniais ir jo įtaką.

Žmonių elgesys – sudėtingas procesas ir apibūdinamas kaip asmeninių savybių ir aplinkos poveikio pasekmė. Žmogaus elgesio savybių skaičius praktiškai yra begalinis, nes visi žmonės yra skirtingi.

Paminėsime kelias žmogaus savybes:

1. Žmones labiausiai išskiria gabumai. Vienas žmogus geriau tinka vienam darbui, kitas kitam. Gabumais paremtas darbuotojų parinkimas. Parenkant siekiama kuo geriau panaudoti žmonių gabumus, nes žmogus turi nepakartojamų gabumų, tik reikia surasti būdą jam parodyti juos. Nereikia stebėtis, kai žmogus nepatenkina lūkesčių. Laikui bėgant viskas keičiasi. Gyvenimo aplinkybės žmogų priverčia veikti, žmogui reikalingi motyvai, kurie skatintų jį parodyti savo polinkius.

2. Polinkiai – žmogui potencialas kokioje nors veiklos srityje. Juos sudaro įgimtos savybės ir patirtis, studijos. Polinkiai, kaip ir talentas, kur nors atsiskleidžia. Polinkiai dažnai siejami su įkvėpimu, kuris nelanko tinginių. Žmogaus gyvenime ir darbe svarbų vaidmenį vaidina poreikiai, apibūdinami kaip psichologinis ar fiziologinis pojūtis, kad kažko trūksta, reikia. Gali būti išskirti fiziologiniai poreikiai – maistas, šiluma, drabužiai ir kita. Psichologiniai – saugumas, pagarba ir t.t. Viltis – kiek žmogus tiki, kad organizacijos veikla bus sėkminga, tiek jam padeda įgyvendinti jo asmeninius tikslus. Jei žmonės neturėtų vilties, negalėtų gerai dirbti. Viltis grindžiama mokėjimu dirbti, patirtimi, sugebėjimu įvertinti situaciją ir t.t.

3. Suvokimas – jis veikia viltį ir žmogaus elgseną. Paprastai žmonės reaguoja ne į tai kas vyksta aplinkoje, o į tai kaip jie visa tai suvokia. Nėra dviejų žmonių, kurie kažką suvoktų visiškai vienodai. Nuo suvokimo priklauso ar žmogus jaučia poreikius, ar turi viltį, ar turi polinkius ką nore daryti esant atitinkamoms aplinkybėms arba aplinkybes pakeisti. Dėl to vadovai dirbantiesiems turi paaiškinti, kokiu būdu veikla duos jiems naudą. Kol darbuotojai to nesuvoks, jie nesistengs gerai dirbti, daryti tai, ko reikia organizacijai.
Žmones skiria jų požiūriai. Požiūris yra tai kas patinka ir kas nepatinka. Tai mūsų nepakantumas arba prisirišimas prie daiktų, žmonių, žmonių grupių arba prie bet kurių kitokių suvokiamų dalykų.
Vertybės – įsitikinimų visuma, sugebėjimas atskirti gera nuo blogo, prasmingą nuo beprasmiško, pasirinkimas dirbti ar vogti ir t.t.

* Organizacijos tikslai būna įvairūs. Juos nulemia pirmiausiai žmonių, formuojančių tikslus, savybės ir vertybės. Taip pat žmonių grupės, organizacijos struktūros tipas, iškelti uždaviniai, darbo pasidalijimas ir kiti veiksniai. Tikslams turi įtakos ir vidinė aplinka (bei išorinė), jos poveikis žmogui ir jo elgesiui.

* Kaip minėta, techninis gamybos būdas, nulemiantis ekonominius ir vadybos rodiklius. Kad gamyba arba aptarnavimas vyktų sklandžiai, techniniai procesai suskaidomi į atskiras operacijas ir smulkesnius darbus. Siekiant gamybos efektyvumo visos šios operacijos ir smulkesnės jų dalys standartizuojamos. To reikalauja ir gamybiniai įrengimai, ruošiniai, gamybos organizavimo procesas. Parengti standartiniai techniniai procesai naudojami ne tik vienoje įmonėje, bet ir keliose arba visoje gamybos šakoje. Dėl to sutaupoma lėšų, paprastesnis darosi naujas gamybos paruošimas. Kad būtų lengviau atrasti ir pasirinkti sukurtus standartinius tipinius technologijos procesus, jie klasifikuojami. Techninių procesų standartai gali būti įmonės, respublikos ir tarptautinės, siekiant padidinti darbo našumą, technika nuolat tobulinama. Vis daugiau operacijų mechanizuojama ir automatizuojama. Išskiriami 3 lygiai:

1. Mechanizuotas techninis procesas reiškia, kad dalis operacijų atliekama rankomis, dalis mechanizmais.

2. Automatizuotas techninis procesas – kai dalis operacijų atliekama automatiškai, be žmonių įsikišimo, kita dalis valdoma žmogaus.

3. Automatiniai techniniai procesai atliekami be žmonių įsikišimo ir valdomas automatiškai pagal iš anksto sudarytą programą.

* Žmogaus elgesį įtakoja aplinka (vidinė ir išorinė). Žmogaus elgesys priklauso nuo aplinkybių. Beveik visi žmonės sąžiningai elgiasi vienose situacijose ir nesąžiningai kitose.

“Palaimintas nežinojimas”.

Aplinka elgesiui daro didesnį poveikį už asmens savybes, todėl vadovui nepakanka surinkti žmonių, turinčių darbui reikalingų bruožų. Reikia sudaryti ir aplinką, kuri šiuos bruožus palaikytų ir sustiprintų. Didelį poveikį  žmonės daro vieni kitiems, taip pat grupės. Žmonių grupės susiduria spontaniškai. Tuoj pat grupių nariai suformuluoja jiems priimtinus nuostatus, tikslus, ugdo atitinkamas vertybes ir viltį, visos neoficialios grupės daro įtaką elgesio normų suvokimui. Čia norma – elgesio standartas priimtinas atitinkamoje aplinkoje. Grupės nariai gali priešintis arba padėti organizacijos siekiams. Vadovo pareiga yra valdyti tuos narius ir panaudoti gėriui, užsibrėžtiems tikslams pasiekti.

Labai svarbus vaidmuo organizacijos vadyboje tenka lyderiui. Jis gali būti oficialus, vadovo vaidmenyje ir neoficialus, neoficialios grupės lyderis. Siekiant gerai vadovauti, vadovas turėtų būti kartu ir lyderiu. Pirmavimas (lyderiavimas) – svarbi priemonė, kuria vadovai veikia žmones. Būtina prisiminti, kad visi paminėti žmogaus bruožai priklauso nuo aplinkos ir nuolat keičiasi. Jie visi tarpusavyje glaudžiai susiję ir visi daro įtaką visai organizacijai ir atskiroms jos sistemoms, tiek socialinėms, tiek techninėms, tiek abiem. Vienam veiksniui pasikeitus, kinta ir kiti, dėl to vadyboje kalbama apie vieningą vidaus aplinką. Todėl sprendžiant atskirų veiksnių pokyčius būtina nagrinėti visą sistemą ir išorinę aplinką.

Vidinė aplinka labai priklauso nuo organizacijos narių dalykinio bendravimo, nuo dalykinio verslo etiketo. Būtina prisiminti 6 svarbiausius principus:

1. Viską daryti laiku.
2. Nekalbėti nereikalingų dalykų.
3. Būti maloniam, geranoriškam, nepamiršti šypsotis.
4. Galvoti apie kitus, o net tik apie save.
5. Tvarkingai apsirengti.
6. Kalbėti ir rašyti taisyklinga kalba.