Etiketas versle ir karjeroje

“Neišmokus gerų manierų neįmanoma padaryti karjeros” – Arminas Lydeka, iš knygos “Protokolas”

Etiketo laikymasis padeda laisvai jaustis (ne)oficialiose situacijose, žinoti, ko iš mūsų tikimasi, kaip reikia elgtis, mokėti neprarasti takto ir, svarbiausia, visa tai daryti natūraliai. Žinojimas teikia pasitikėjimo savimi, išvaduoja nuo spėlionių, nervinės įtampos.

Vis dėlto reikia pripažinti, kad etiketo išmanymas suteikia ne konkurencinį pranašumą prieš tuos, kurie jo nežino, o veikiau saugumą. Kitaip tariant, jeigu išmanysite protokolo reikalavimus – neišsiskirsite blogąja prasme, netapsite pajuokos objektu, išvengsite keblių situacijų.

Suvokęs etiketo svarbą savo karjerai atsiverčiau bene geriausią šios tematikos knygą lietuvių kalba “Protokolas”, kurią parašė etiketo žinovas Arminas Lydeka.

Minėtoje knygoje aptikau daug įdomių minčių ir keletu jų noriu pasidalinti su jumis.

Vizitinės kortelės ir jų naudojimas

Pati sąvoka atsirado dar XIX a., t.y. tais laikais, kai į vizitus pradėta žiūrėti labai rimtai. Prieš gerą šimtmetį vizitinės kortelės buvo svarbiausias dvarininko atributas. Jas turėjo ir gydytojai, advokatai, žurnalistai – visi tie, kurie norėjo, kad jų pažįstamų ratas plėstųsi.

Keitimosi procedūra. Dažniausiai vizitinėmis kortelėmis keičiamasi per dalykinius pokalbius. Pirmasis vizitinę kortelę įteikia žemesnio rango asmuo aukštesniam. Į vizitines korteles būtina atsakyti, t.y. įteikti sąvają.

Jeigu tuo metu savosios neturite, reikia padėkoti už gautą kortelę ir atsiprašius paaiškinti, kodėl negalite įteikti savo vizitinės kortelės. Vizitinę kortelę būtina įteikti atsuktą tekstu į pašnekovą, kad imdamas ją galėtų perskaityti įrašus. Gautoje kortelėje negalima daryti jokių įrašų. Gauta kortelė dedama priešais save ant stalo, o įsidėti ją į dėklą ar piniginę galima tik išėjus asmeniui.

Turinys. Pagrindinė informacijos apimties taisyklė – kuo svarbesnis asmuo, tuo mažiau informacijos. Tarkim, Lietuvos prezidento vizitinėje kortelėje gali būti nurodytas jo vardas, pavardė bei pareigos. Ir atvirkščiai – jaunas žmogus yra atviras pasiūlymams, todėl nurodo visus savo telefonus, el-pašto dėžutes, adresus ir t.t.

Dažniausiai iš viršaus į apačią rašoma: įmonė/organizacija, vardas ir pavardė, pareigos, konktaktai (adresai, telefonai, faksai ir kt). Kartais vizitinėje kortelėje atvaizduojamas LR herbas arba įmonės logotipas, kuris visuomet būna viršuje arba viršutiniame kairiame kampe. Patartina naudoti kuo mažiau spalvų.

Dydis. Vyrų klasikinis vizitinių kortelių dydis – 6 x 9 cm, moterų – 5 x 8 cm, tačiau standartinis bendras dydis yra 5 x 9 cm. Didelius titulus turintys asmenys (ekselencijos, magnificencijos ir pan) gali turėti bet kokio dydžio vizitines korteles.

Pokalbiai telefonu

Telefonas pakeitė žmonių įpročius. Dažniausiai niekur neinama pirma nesusitarus telefonu. Pirminė telefono paskirtis yra keitimasis informacija. Skirtingai nei susirašinėjant laiškais, kalbant telefonu galima jausti pašnekovo nuotaiką, balso tembrą. Kita vertus, ši priemonė yra daug laisvesnė – juk pašnekovas negali įvertinti jūsų kūno kalbos, negali įvertinti kitų neverbalinių veiksnių.

Kaip atsiliepti? Pirminė nuomonė apie jus bei įmonę susidaroma iš to, kaip atsiliepiate telefonu, todėl nevalia atsiliepti “alio”, nebent tai būtų nedalykinis pokalbis. Suskambėjus telefonui ragelį reikia pakelti kuo greičiau, bet ne anksčiau kaip po antrojo skambučio.

Atsiliepęs asmuo pasisveikina ir prisistato pats arba atstovaujamą organizaciją. Jei tuo metu kalbėti negalite, pakėlę ragelį trumpai ir aiškiai įvardykite priežastį bei pasiteiraukite ar pašnekovas norėjo informuoti apie kažką svarbaus. Taipogi galima paprašyti skambinusiojo palaukti. Dar vienas variantas – pažadėti perskambinti. Šį pažadą būtina tęsėti 24 valandų bėgyje.

Dar keletas svarbių patarimų:

• Duokite kitame laido gale esančiam žmogui užtektinai laiko atsiliepti – tegul telefonas suskamba mažiausiai aštuonis kartus;
• Darbo dienomis nedarbiniais reikalais galima skambinti nuo 7 val. ryto iki 21 val. vakaro. Šeštadieniais nuo 9 val. ryto iki 21 val. vakaro. Sekmadieniais skambinti nedera. Taisyklė negalioja ekstremaliais atvejais;
• Pokalbio metu neužsimkite pašaliniais darbais, nesiblaškykite, nekramtykite gumos, nevalgykite ir negurkšnokite, nekosėkite į telefono ragelį;
• Pokalbio trukmė neribojama, tačiau patartinta taupyti pašnekovo laiką ir mintis išdėstyti glaustai bei aiškiai. Pokalbio pabaigą turi inicijuoti skambinantysis;
• Jeigu pokalbio metu telefonas išsijungia, perskambinti turi tas, kuris skambino, nes atsiliepęs asmuo gali nežinoti, iš kur skambinta;
• Visus skambučius nukreipti į balso paštą. Rekomenduojama įrašyti asmeninį pasisveikinimą, nes skambinantysis išgirdęs balso pašto savininko balsą dažniau palieka pranešimus;
• Mobiliuoju telefonu nepatartinta naudotis kultūriniuose renginiuose (teatras, spektaklis, koncertas), edukaciniuose renginiuose (seminaras, konferencija, paskaita), liturginėse vietose (kapinės).

Elektroninis paštas

Elektroninis paštas atsirado XX a. 7-ajame dešimtmetyje. Šiais laikais elektroninis paštas yra nepamainoma bendravimo priemonė, kuriuo siunčiame svarbią informaciją, pranešimus, sveikinimus, perduodame dokumento pavyzdžius ir pan. Svarbiausias pranašumas prieš įprastą paštą – greitis.

Struktūra. Elektroninio laiško tekstas turi būti struktūrizuotas, pastraipos atskiriamos tuščia eilute. Laiškas prasideda pasisveikinimu.

Antroje pastraipoje viena eilute turėtų būti užrašyta, kokiu tikslu siunčiate laišką. Jeigu laišką siunčiate nepažįstamui asmeniui, prieš tai būtina prisistatyti. Toliau seka laiško dėstymas, pagrindinis tekstas.

Trečia, paskutinė pastraipa palikta, taip vadinamam parašui, t.y. asmens/įmonės kontaktinei informacijai.

Pagrindinės taisyklės:

• Elektroninis laiškas turi būti dalykiškas, aiškus ir konkretus. Negalima siųsti ilgų laiškų, nes darbo metu gavėjas gali neturėti laiko arba noro skaityti ilgų laiškų;
• Visuomet nurodykite pranešimo temą (angl. subject). Laiško gavėjas pirmiausia atkreipia dėmesį būtent į temą, kadangi ji rodoma bendrame laiškų sąraše. Tema nusako viso laiško turinį ir padeda atskirti reklaminius laiškus (SPAM);
• Negalima rašyti laiško vien didžiosiomis raidėmis, nes toks stilius bus per daug iššaukiantis. Išimtis – žodžiai, į kuriuos norima atkreipti dėmesį;
• Jeigu prie laiško siunčiate priedą, laiške būtinai apie tai paminėkite. Kitu atveju gavėjas priedo gali nepastebėti;
• Šypsenėles (angl. smiles) ir kitus šnekamosios kalbos stilius galima vartoti tik gerai pažinus laiško gavėją ir žinant, jog pastarasis turi puikų humoro jausmą;
• Atsakydami į elektroninį paštą, būtina pacituoti laišką, į kurį atsakoma. Antraip laiško gavėjas gali nesuprasti siunčiamos žinutės ir jam teks ieškoti paskutinių savo siųstų laiškų jums;
• Persiunčiant elektroninį laišką kitam asmeniui, griežtai draudžiama pakeisti persiunčiamo laiško turinį. Rekomenduojama laiško viršuje keliais žodžiais apibūdinti persiunčiamą laišką.

Verslo dovanos

Dovanų parinkimas bendradarbiams, vadovams, antrajai pusei turėtų būti malonus užsiėmimas, tačiau neretai būtent jis tampa didžiuliu galvos skausmu. Norint išrinkti subtilią dovaną nebūtina išleista daug pinigų. Reikia truputi fantazijos ir šiokio tokio išmanymo.

Ką dovanoti? Dovana visada turi atitikti progą bei santykius su asmeniu, kuriam ji teikiama. Būtina atsižvelgti į žmogaus interesus, pomėgius. Ne visuomet dovanojami yra daiktai, t.y. kuo puikiausia dovana gali būti kvietimas į spektaklį. Labai artimiems žmonėms galima dovanoti ir pinigų (gavėjas pats turi pareikšti norą).

Dažnas mūsų drovisi pasiteirauti kokios dovanos asmuo norėtų, tačiau toks klausimas neturėtų būti gėdingas. Užsienyje nieko nebestebina, kai būsimieji jaunavedžiai kartu su kvietimu į vestuves į voką įdeda ir pageidaujamų dovanų sąrašą.

Kaip padėkoti? Svarbu ne tik dovanoti, bet ir priimti dovanas. Dėkingumo laipsnis neturi priklausyti nuo dovanos brangumo. Yra dvi teisingos dovanų priėmimo tradicijos:

• Rytietiška tradicija. Priimame dovaną kelis kartus nusilenkdami ir ištardami, kad tikrai nereikėjo tos dovanos, kad mes jos neverti ir ramiai padedame tarp kitų dovanų;
• Vakarietiška tradicija. Priimame dovaną rodant dėkingumą, džiaugsmą ir nekantrumą apžiūrėti ir visų svečių akivaizdoje išvyniojame dovaną.

Dar keletas patarimų:

• Dovana negali būti per brangi, nes toks gestas gali būti suprastas kaip noras įsiteikti, arba per daug įpareigojanti;
• Negalima to paties daikto dovanoti tam pačiam asmeniui du kartus;
• Visuomet pagalvokite, jog dovana gali būti išvyniota svečių akivaizdoje, todėl ji neturėtų sietis su gavėjo silpnybėmis ar intymiais dalykais;
• Dažniausiai prie dovanos pridedama baltos ar gelsvos spalvos vizitinė kortelė. Taip pat į voką galima įdėti kortelę su užrašu “Dėkoju už maloniai praleistą laiką”. Ant neužklijuoto voko užrašykite adresato vardą, pavardę;
• Jeigu asmuo, kuriam dovanojate yra vedęs, galima paruošti nedidelę dovanėlę ir antrajai pusei. Puikiai tinka alkoholis, šokoladas ar keramikos dirbinys;
• Nepriimti dovanos negalima, nes taip parodome, jog dovana nepageidaujama, o dovanojantysis negerbiamas.