Dėmesio – kolektyve naujokas
Darbuotojų adaptacija pagal svarbą nusileidžia tik darbuotojų atrankai ir mokymui. Adaptacijos sistemos įdiegimas mažina naujo personalo paieškos išlaidas. Be to, naujokų mokymas suteikia galimybę juos mokantiems darbuotojams įgyti vadovavimo įgūdžių. Bet svarbiausia, kad tokia sistema pagreitina naujų darbuotojų adaptavimąsi ir didina jų darbo efektyvumą.
Didesnėse įmonėse naujo darbuotojo adaptacija dažniausiai rūpinasi personalo vadybininkas ar kitas personalo skyriaus darbuotojas. Tačiau mažesnėje įmonėje personalo skyriaus darbą tenka atlikti sekretorei. Tad jai tenka labai svarbi užduotis – sukurti nuoseklią naujų darbuotojų adaptacijos organizacijoje sistemą.
Kokia pagalba reikalinga naujam darbuotojui?
Darbovietės keitimas – stresinė situacija daugumai žmonių. Kaip seksis, ar pavyks tinkamai atlikti naujas pareigas? Kokie santykiai susiklostys su naujaisiais bendradarbiais? Nauji bendradarbiai, nauji viršininkai, nauja aplinka ir, tikėtina, kitaip nei ankstesnėje darbovietėje organizuojamas darbas žmonėms kelia nerimą.
Pirmiausia naujas darbuotojas turi gauti kuo išsamesnės informacijos apie įmonės, kurioje rengiasi dirbti, struktūrą, savo vietą joje, suvokti karjeros galimybes. Dėl to darbuotoją būtina supažindinti su įmonės istorija, svarbiausiais klientais, partneriais, veiklos tikslais, tradicijomis.
Profesinė adaptacija suprantama kaip profesinių įgūdžių pritaikymas darbui konkrečioje įmonėje. Kokie tie įgūdžiai turi būti, išvardijama atitinkamuose pareigybės nuostatuose. Darbuotojas taip pat privalo žinoti kriterijus, pagal kuriuos bus vertinama jo veikla bandomuoju laikotarpiu.
Ypatingą dėmesį reikia skirti įsidarbinantiems pirmą kartą. Tai žmonės, neturintys darbo organizacijoje patirties. Todėl juos reikia supažindinti su jų pareigomis, įmonės kolektyvo tradicijomis, bendra darbo tvarka. Pravartu surengti ekskursiją po įmonę, parodyti naujam darbuotojui jos struktūrą, pristatyti bendradarbiams.
Labai svarbu, kad naujam darbuotojui būtų paskirtas globėjas, padėsiantis naujokui sėkmingai adaptuotis naujoje aplinkoje. Padėti adaptuotis naujoje darbo vietoje gali įvairūs įmonės darbuotojai:
vadovai;
personalo skyriaus darbuotojai;
naujo darbuotojo bendradarbiai;
naujam darbuotojui paskirti kuratoriai.
Veiksmingiausia būtų, jei į šį procesą įsijungtų visi išvardyti asmenys, o naujo darbuotojo adaptacija būtų iš anksto apgalvota ir suplanuota. Šį darbą galėtų padėti atlikti įmonėje (organizacijoje) sukurti personalo adaptacijos sistemos taikymo nuostatai, su kuriais turėtų būti supažindinti skyrių ir padalinių vadovai bei kiti reikalingi asmenys. Įmonėje, kurioje nėra personalo tarnybos, šiuos nuostatus galėtų parengti ir jų vykdymą kontroliuoti sekretorė.
Kuriant personalo adaptacijos sistemos taikymo nuostatus, svarbu atsižvelgti į įmonės darbo specifiką, organizacijos vidaus bendravimo ir darbo kultūrą, tradicijas. Pateikiame tokių nuostatų pavyzdį.
Naujo darbuotojo adaptacijos tikslas – laiku sutvarkyti naujo darbuotojo darbui reikalingus dokumentus, padėti jam suprasti jo darbo pobūdį ir funkcijas, užtikrinti greitą ir veiksmingą naujo darbuotojo prisitaikymą prie kolektyvo.
I. Privalomas darbo dokumentų tvarkymas
1. Vadovaujantis Lietuvos Respublikos darbo kodeksu, su priimamu darbuotoju sudaroma darbo sutartis. Darbo sutartis registruojama Lietuvos Respublikos Vyriausybės nustatyta tvarka darbo sutarčių registracijos žurnale. Atsakingas asmuo: sekretorė. (Jei organizacijoje nėra personalo tarnybos, darbo sutartį parengia pasirašyti, įsakymą dėl darbuotojo priėmimo paruošia ir t. t. sekretorė).
2. Pirmos darbuotojo darbo dienos pradžioje darbuotojui įteikiamas darbo pažymėjimas ir antras darbo sutarties egzempliorius. Darbuotojas pasirašo darbo sutarčių registracijos žurnale ir darbuotojų darbo pažymėjimų registravimo žurnale. Atsakingas asmuo: sekretorė.
3. Naujas darbuotojas supažindinamas su įvadine darbuotojų saugos ir sveikatos instrukcija ir pasirašo įvadinio saugos darbe instruktavimo žurnale. Atsakingas asmuo: darbų saugos inžinierius (arba asmuo, atsakingas įmonėje už darbuotojų saugą).
4. Naujas darbuotojas instruktuojamas apie darbų saugą darbo vietoje. Darbuotojas pasirašo instruktavimo darbo vietoje žurnale. Atsakingas asmuo: skyriaus ar padalinio vadovas.
5. Naujas darbuotojas supažindinamas su bendrovės vidaus darbo tvarka, skyriaus ar padalinio, į kurį jis priimamas, nuostatais bei pareigybės nuostatais. Darbuotojas pasirašo darbuotojų, supažindintų su bendrovės vidaus tvarka ir pareigybės nuostatais, registracijos žurnale. Darbuotojui įteikiamos šių dokumentų kopijos. Atsakingas asmuo: sekretorė.
6. Naujas darbuotojas, jei tai būtina, pasirašo įsipareigojimą saugoti asmens duomenų paslaptį. Atsakingas asmuo: sekretorė.
7. Naujas darbuotojas supažindinamas pasirašytinai su bendrovės komercinių paslapčių sąrašu. Atsakingas asmuo: sekretorė.
8. Jei būtina, su nauju darbuotoju pasirašoma sutartis dėl darbuotojų visiškos materialinės atsakomybės arba sutartis dėl darbuotojų kolektyvo (brigados) visiškos materialinės atsakomybės. Atsakingas asmuo: sekretorė.
II. Supažindinimas su darboviete ir nauja darbo vieta
9. Sekretorė supažindina naują darbuotoją su:
bendrovės organizacine ir funkcine struktūra, organizacine kultūra, ideologija;
pagrindine bendrovės veikla, teikiamomis paslaugomis, bendrovės misija;
parodo bendrovės patalpas;
supažindina su darbuotojais, kurių pagalbos pirmosiomis darbo dienomis gali prireikti naujam darbuotojui.
10. Prieš pradedant naujam darbuotojui vykdyti savo pareigas, skyriaus ar padalinio vadovas kartu su bendrovės administratoriumi-tiekėju ir IT specialistu parengia naują darbo vietą: baldus, IT įrangą, kanceliarines prekes, ryšio priemones.
11. Skyriaus ar padalinio vadovas supažindina naują darbuotoją su:
padalinio funkcijomis ir struktūra, darbuotojais;
darbo skyriuje tvarka;
su konkrečiomis darbuotojo funkcijomis, teisėmis ir pareigomis, su keliamais uždaviniais;
darbo vietoje naudojama programine įranga;
bendrovės kokybės politika ir tikslais;
bendrovėje galiojančia ir skyriuje taikoma skatinimo sistema;
reikalingais žinoti patalpų apsauginės signalizacijos kodais, įteikia reikalingus patalpų raktus;
mobiliųjų telefonų naudojimo ir išskaičiavimo už nustatytų limitų viršijimą tvarka (jeigu darbuotojui planuojama skirti bendrovės mobilųjį telefoną).
12. Jeigu naujas darbuotojas dirbs kompiuterizuotoje darbo vietoje, sekretorė praneša informatikos ir kompiuterizavimo skyriaus IT sistemų administratoriui apie naujo darbuotojo priėmimą, nurodydama darbuotojo vardą, pavardę, skyrių, kuriame dirbs darbuotojas, datą, nuo kurios naujas darbuotojas pradeda dirbti, ir jo pareigas.
Remiantis pateiktais duomenimis naujam darbuotojui sukuriamas vartotojo vardas ir slaptažodis bei elektroninio pašto adresas. IT sistemų administratorius informaciją apie naują elektroninio pašto adresą išsiunčia visiems bendrovės darbuotojams.
13. Sekretorė apie naujo darbuotojo priėmimą praneša administratoriui-tiekėjui, kuris paruošia naujam darbuotojui darbo priemonių apskaitos kortelę.
14. Jeigu naujas darbuotojas priimamas į terminalą (sandėlį), sandėlio vedėja aprūpina priimtąjį darbuotoją darbine apranga.
15. Jeigu darbuotojui skiriamas bendrovės mobilusis telefonas, skyriaus ar padalinio vadovas nustato telefoninių pokalbių limitą ir perduoda jį sekretorei Pokalbių limitus ir išskaičiavimo iš atlyginimo tvarką tvirtina bendrovės generalinis direktorius.
III. Pagalba įsisavinant darbo funkcijas ir metodus
Tikslas: padėti naujam darbuotojui įsijungti į darbą ir paaiškinti visus iškylančius neaiškumus bei išsiaiškinti, ko naujasis darbuotojas nesugebės atlikti, taip pat ir numatyti, kas jam galėtų padėti.
Priemonės:
kuratoriaus paskyrimas;
mokymo plano sudarymas.
16. Skyriaus ar padalinio vadovas, prieš darbuotojui pradedant dirbti, privalo paskirti kuratorių.
17. Paskirtasis kuratorius pokalbių su nauju darbuotoju metu išsiaiškina jo poreikius, sudaro bandomojo laikotarpio veiklos planą ir suderina jį su skyriaus ar padalinio vadovu ir sekretore.
IV. Naujo darbuotojo stebėjimas ir vertinimas
Tikslas:
įsitikinti, ar naujas darbuotojas supranta ir be klaidų atlieka savo darbą;
išsiaiškinti naujo darbuotojo darbo rezultatus;
išsiaiškinti, ar naujas darbuotojas daro pažangą mokydamasis ir atlikdamas jam pavestą darbą.
Naujo darbuotojo stebėjimo ir vertinimo priemonės – pokalbių organizavimas siekiant išsiaiškinti, ar skiriamos užduotys atitinka naujo darbuotojo profesines žinias ir kompetenciją.
18. Naujo darbuotojo kuratorius, likus savaitei iki darbuotojo bandomojo laikotarpio pabaigos, sekretorei pateikia darbuotojo vertinimo ataskaitą (1 priedas). Šią vertinimo ataskaitą sekretorė turėtų saugoti darbuotojo asmens byloje.
19. Jei kuratoriaus pateiktoje ataskaitoje atsispindi neigiamas naujo darbuotojo darbo vertinimas arba tai, jog naujas darbuotojas nesistengė įsisavinti jam pavesto darbo, sekretorė šią ataskaitą pateikia įmonės vadovui, kuris, remdamasis ja ir skyriaus ar padalinio vadovo atsiliepimu, priima sprendimą dėl tolesnio naujo darbuotojo darbo įmonėje.
20. Naujam darbuotojui sėkmingai užbaigus bandomąjį laikotarpį, jo darbo sutartis tampa neterminuota, ir gali būti peržiūrėtas jo darbo užmokestis.
Personalo adaptacijos sistemos taikymo nuostatų sukūrimas įmonėje padės sekretorei nuosekliai ir nieko nepamirštant, sėkmingai atlikti savo pareigas, susijusias su naujo darbuotojo priėmimu į darbą ir, svarbiausia, jo adaptacija.
Dėmesys, skirtas naujam darbuotojui, paprastai atsiperka darbuotojų lojalumu kompanijai, didesne vidine motyvacija dirbti ir siekti rezultatų.
Nereikia pamiršti, kad nauji darbuotojai, atėję į organizaciją gali suteikti vertingos informacijos, jei jiems suteikiama tokia galimybė. Būtent nauji darbuotojai gali pažiūrėti į organizaciją ir tvarką joje “iš šalies” ir įdiegti kitą teigiamą patirtį, įgytą ankstesnėse darbovietėse. Jausdamas, kad į jo nuomonę įsiklausoma, darbuotojas jaus didesnį akstiną aktyviai dirbti.
Sekretorė dažniausiai yra pirmas asmuo, su kuriuo susiduria naujas darbuotojas. Todėl netgi nuo to, kokį ji sudarys naujam darbuotojui pirmą įspūdį, kaip operatyviai tvarkys klausimus, susijusius su priėmimu į darbą ir jo adaptacija, gali priklausyti darbuotojo nuomonė apie organizaciją.
“Biuro administravimas”, 2004 m.
