Atsakingai naudokite savo darbo laiką

Neretai galime išgirsti: “Padaryk tai, kai turėsi laisvo laiko”, tačiau iš tikrųjų toks “laisvas” laikas neegzistuoja. Netgi tada, kai gulite ant sofos, tai yra jūsų poilsis, bet ne “laisvas” laikas.

Nors atrodo, kad įvairūs susirinkimai ir susitikimai nieko nekainuoja, bet iš tiesų jie atsieina labai brangiai, nes laikas yra pinigai. Paskaičiuokite, kiek kainuoja jūsų darbo valanda. Jeigu kasdien jūs sutaupysite bent vieną valandą, per metus jūs ne tik sukaupsite šimtus litų, bet ir turėsite galimybę išmokti dirbti taip, kad laikas taptų dar vertingesnis. Štai kodėl geriausiai sekasi tiems, kurie moka taupyti laiką.

Būkite susikoncentravę. Visi aukštesnes pareigas užimantys žmonės vadovaujasi tam tikrais prioritetais. Pavyzdžiui, viena žurnalo moterims redaktorė ant savo darbo stalo visada laiko redaguojamo žurnalo numerį. Kai ji bando nukrypti į šalį ir užsiimti kuo nors kitu, kas nesusiję su žurnalo sėkme, žvilgtelėjusi į gulintį numerį ji sugrįžta į vėžes.

Jeigu jūs neturite nusistatę prioritetų, galite visą dieną sunkiai dirbti ir darbo pabaigoje būti labiau nutolę nuo savo tikslo negu jo pradžioje.

Vienas iš būdų nustatyti prioritetus yra sudaryti reikiamų atlikti darbų sąrašą. Kiekvieną vakarą trumpai pasižymėkite 20 svarbiausių užduočių, kurias reikės atlikti rytoj ir kitą dieną keletą kartų peržiūrėkite šį sąrašą. Pasak laiko planavimo specialistų, geriausias būdas įvykdyti tai, kas įtraukta į jūsų sąrašą, kiekvienai užduočiai skirti tam tikrą laiko atkarpą. Kol jūs nepradėsite planuoti savo užduočių, vargu ar jums pavyks atlikti visus reikiamus darbus.

Laikykitės taisyklės “80/20”. Iš kur žinote, kurios užduotys jūsų sąraše yra pačios svarbiausios? Vienas iš būdų yra pritaikyti taisyklę “80/20”. Tai vadinamasis Pareto principas, kuris sako, kad 80% sugaišto laiko įvairioms antraeilėms problemoms spręsti duoda tik 20% galutinio rezultato ir 20% sugaišto laiko “gyvybiškai svarbioms” problemoms duoda 80% naudos. Šio principo atradėjas italų sociologas ir ekonomistas Vilfred Paret pastebėjo, kad 20% klientų duoda 80% pelno ir atvirkščiai. Tačiau ši taisyklė galioja ir kitose mūsų gyvenimo srityse, pavyzdžiui, atidarę savo spintą galite pastebėti, kad 20% drabužių jūs dėvite 80% laiko, o kitus 80% vilkite tik likusius 20% laiko.

Naudokite standartinius pavyzdžius. Daugelis sėkmingai dirbančių aukštesnio rango žmonių naudoja iš anksto parengtas standartines formas kasdieniams užrašams, laiškams, duomenų suvestinėms bei dokumentams ir taip sutaupo nemažai laiko. Dažnai pakanka pakeisti keletą raktinių žodžių ir pasirašyti naujai parengtą dokumentą. Šį principą galima naudoti ir rašant įvairius sveikinimus, padėkas, užuojautas, tereikia apačioje ranka parašyti porą sakinių ir taip suteikti jiems asmeniškumo.

Konstruktyviai kalbėkite telefonu. Jeigu jums dažnai tenka naudotis telefonu, įpraskite užsirašyti rūpimus klausimus prieš pradėdami rinkti numerį. Tokiu atveju galėsite eiti tiesiai prie reikalo nepradėdami pokalbio apie orą ir niekada nepamiršite, dėl ko skambinote. Dauguma laiko planavimo ekspertų yra įsitikinę, kad sugebėjimas konstruktyviai kalbėti telefonu yra svarbus ir esminis įgūdis, kurio turėtų būti mokoma vadybos ir verslo mokyklose.

Kad išvengtumėte “telefoninių uodegų”, pasistenkite atsakyti į skambučius tuojau pat, nes lengviau “pagausite” skambinusį jums asmenį. Jeigu žmogus tuo metu yra užimtas, taktiškiau būtų susitarti perskambinti vėliau. Taip pat nereikėtų vengti naudotis autoatsakikliu, nes jis leidžia išvengti ilgų pokalbių, greičiau sutvarkyti įvairius reikalus.

Neatidėliokite. Lietuviška patarlė byloja: “Ką gali nuveikti tuoj, niekad nedaryk rytoj”. Jeigu jums reikia atlikti kokį nors darbą, pasistenkite jo niekada neatidėlioti. Dauguma žmonių švaisto savo laiką “ruošdamiesi pradėti”. Jie skiria tiek daug laiko pasiruošimui, kad paskui darbui nebelieka laiko. Jei tik pabandysite iš karto pasinerti į darbą, nustebsite, kaip greitai pavyks jį atlikti.

Jauskite ribas. Sakoma, kad tobulumui ribų nėra. Perfekcionistai yra tokie patys laiko švaistytojai, kaip ir atidėliotojai. Net jeigu jūsų atliktas darbas nėra tobulas, reikėtų apsistoti ties tam tikra priimtina riba.

Kontroliuokite situaciją. Visiems turbūt pažįstama situacija, kai kur nors vėluojate, tačiau niekaip negalite užbaigti pokalbio bijodami įžeisti pašnekovą. Tokiu atveju galima paklausti: “Ar galėčiau dar kuo nors padėti?” Kontroliuokite situaciją pateikdami lankytojams taktiškas užuominas apie laiką: galite pabandyti atsilošti kėdėje, pradėti dėlioti savo popierius, daryti ilgesnes pauzes arba atsistoti duodami suprasti, kad susitikimo laikas baigiasi. Jeigu pastebėjote, kad susirinkimas užsitęsė ilgiau negu buvo planuota, pabandykite jį paskubinti sakydami: “Labai atsiprašau, bet aš ką tik atkreipiau dėmesį į laiką. Ar dar yra dalykų, kuriuos turėtume aptarti?”

Mokėkite atsisakyti. Visi gauname kvietimų į tuos renginius, kuriuose nenorime arba negalime dalyvauti. Paprasčiausias būdas atsisakyti yra: “Labai norėčiau, bet, gaila, negalėsiu dalyvauti”. Niekada neaiškinkite, kodėl. Draugai ir taip nereikalaus jokių pasiaiškinimų, o priešai vis tiek nepatikės.

Venkite pikų. Stenkitės vengti ilgų eilių, kelio kamščių ir kitų laiko vagių. Staliuką restorane užsisakykite iš anksto, neplanuokite išsiimti grynųjų pinigų iš bankomatų penktadienio popietę, apsipirkti į prekybos centrą eikite po 19 val., Kalėdų sumaištį įveikite pirkdami dovanas iš anksto. Įstaigos kopijavimo aparatu naudokitės pietų pertraukos metu, kad nereikėtų laukti. Ateikite į darbą anksčiau arba pasilikite ilgiau, kai telefonų linijos ir interneto serveriai ne tokie apkrauti.

Įvertinkite, kas brangiau. Dažnai sutaupydami keletą centų prarandame kur kas daugiau. Pavyzdžiui, pasirinkdami autobusą, o ne taksi galite pavėluoti į lėktuvą arba ilgai laukti oro uoste norėdami atiduoti savo bagažą. Jeigu jūsų uždarbis pakankamai solidus, pagalvokite, ar verta stumdytis eilėje prie keliais centais pigesnių produktų.

Išnaudokite naujų technologijų privalumus. Laikykite savo užrašus kompiuteryje, o ne užrašų knygelėje. Kodėl? Todėl, kad kompiuteryje yra paieškos programa, kuri padės jums greitai surasti reikiamą informaciją. Įsigykite mobilųjį telefoną. Anot pardavėjų, mobilusis telefonas kažkuo panašus į mikrobangų krosnelę: jūs nemanote, kad jis jums reikalingas, tačiau kai įsigyjate, stebitės, kaip anksčiau galėjote be jo apsieiti. Jeigu jūs dažnai naudojatės faksu, apsvarstykite, ar nereikėtų turėti fakso namuose, jūsų sutaupytas laikas pateisins tokį pirkinį. Įsigykite kreditinę kortelę ir pasistenkite, kad kai kurie mokesčiai (pvz., už mobilųjį telefoną ir kt.) būtų tiesiogiai nurašomi nuo jūsų sąskaitos. Spausdinimui skirtų laiškų nerašykite ranka, geriau diktuokite juos sekretorei. Tyrimai rodo, kad diktavimas yra vidutiniškai tris kartus greitesnis negu to paties teksto rašymas ranka.

Kai jūs racionalizuojate kokią nors užduotį arba pašalinate kliūtį užduočiai įvykdyti, ne tik sutaupote laiko, bet ir palengvinate sau gyvenimą.